学生人事档案管理业务指导书

1目的

确保学生人事档案管理规范。

2适用范围

学历教育学生人事档案管理。

3职责

3.1教务部负责新招收学生档案的接收与移交。

3.2教务部负责形成和提供学生在校期间学习成绩等方面的材料。

3.3人力资源部负责形成和提供在校学生党员的有关材料。

3.4团委负责形成和提供学生团员档案材料。

3.5后勤保卫部负责提供学生违法违纪处理等材料。

3.6学工部负责接收教务部移交的新生档案，并收集教务等部门形成的学生在校期间学籍管理等档案材料归档，实施学生档案管理和退学、毕业学生档案转移。

4工作程序

4.1归档范围

a《招生志愿表》（教务部）

b《学生（考生）体检表》（教务部）

c《考生政审表》或《考生思想品德考查表》（原学校）

d《毕业生（高、初中）登记表》（原中学）

e《学生社会实践登记表》（原中学）

f《体锻合格表、体质登记表》（原中学）

g《学生（外地）学籍表》（原中学）

h学生党、团员材料（原中学）

i学生（外地）身份证复印件（原中学）

j学生奖励（县级以上）材料（原中学）

k《录取通知书》（本校）

l《学生登记表》（本校）

m学生奖惩材料（本校）

n学生学籍处理材料（本校）

o党（团）员材料（本校）

p因公出国审查表（本校）

q《毕业生成绩表》（本校）

r《毕业生登记表》（本校）

s《毕业体检表》（本校）；水上专业学生《海员体检表》（本校）

4.2招生工作档案管理

4.2.1学院（校）招生录取工作人员接收新生档案，按院（校）招生要求进行阅档审核。

4.2.2对录取的考生档案应按机要文件规定处理。

4.3学工部档案管理`

4.3.1对所接收的学生档案进行登记、复核后，在《档案转递签收登记表》上签字确认，并提供辅导员阅档，辅导员填写《查阅借阅档案登记表》。

4.3.2新生报到后，教务部将《录取通知书》、辅导员将《学生登记表》收集齐全，交学工部归入学生档案。

4.3.3学生在校管理中，学工部应及时将有关学生奖惩、教务部提供的学籍处理等档案材料整理归档。

4.3.4学生毕业前夕，辅导员将《毕业生登记表》、《毕业生体检表》等有关学生材料和教务部提供的《毕业生成绩表》交学工部整理归档。如遇毕业生远洋实习等原因未能及时返校，教务 部应于毕业生成绩确定后十日内将《毕业生成绩表》归档。

4.4人力资源部（组织部）学生党员材料管理

4.4.1人力资源部（组织部）部接收和形成的应归档的学生党员材料应于学生毕业前一个月移交学工部归档。

4.4.2接收和形成的暂不归档的学生党员材料，应按机要文件管理规定妥为保管，待手续办理完毕后，于十个工作日内交学工部归档。

4.4.3接收和形成的学生政审材料，应按有关规定要求，由专人妥善保管，于毕业时交学工部归档。

4.5团委学生团员材料管理

4.5.1接收和形成的应归档的学生团员材料应于十个工作日内交学工部归档。

4.5.2对暂不归档的学生团员材料应按有关规定做好保管与管理工作。

4.6后勤保卫部将学生违法违纪处理材料等应归档的有关法律文件收齐后，应送学工部归档。

4.7学生档案管理

4.7.1学工部按《人事档案交接制度》接收教务部移交的学生档案，填写《档案转递签收登记表》。

4.7.2在日常管理工作中，按《人事档案材料收集规定》和《人事档案材料移交制度》接收和征集有关部门移交的学生档案材料，填写《学生档案材料收集登记表》。

a整理有关学生学籍管理等应归档的学生材料。

b接收教务部移交的在招生和毕业工作中的有关档案材料。

c接收人力资源部（组织部）、团委移交的学生党、团员材料和政审材料。

d接收后勤保卫部移交的应归档的学生法律处分材料。

4.7.3对接收的学生档案按规定进行审核、鉴别、整理，对发现的问题及时上报并协同有关部门处理解决。

4.7.4学工部档案管理员根据人事档案整理规定填写《学生档案登记簿》，将学生档案按班级实现逐人、逐袋进行存放管理。

4.7.5学生人事档案的归档工作按《人事档案材料归档制度》进行。

a对有档案材料的本院（校）档案袋进行专业、年级、班级和姓名的标识。

b将相应内容的档案材料完整齐全地归入袋中，以班级为单位。

c在档案库房内预置学生档案保管铁箱并加以标识，制作学生档案保管分隔档，标识后放入箱中。

d将相同标识的档案以班级为单位，归放在档案箱内规定的置放位置上。

e对随时收集的零散学生档案材料和集中收集的毕业生档案材料经鉴别、登记、整理后及时归入学生档案库房。

4.7.6学生人事档案的保管工作按《人事档案室安全保密制度》进行。

4.7.7学生人事档案的转递根据《人事档案传转制度》进行。

a学工部依据学生生源地情况，按规定将有关学生档案转递指定单位。

b原则上档案不准本人提取，档案必须通过有资质的指定单位传递。

c转递后，《回执》应于二个工作日内存档备查。寄送的档案未按时收到《回执》时，应发函催办或办妥手续前往指定单位查询，直至《回执》收到为止

d.档案管理员根据在校学生姓名身份证号码，对学生档案进行核对，发现问题及时上报相关部门进行处理。

4.7.8学生人事档案的查询、借阅工作按《查阅和借阅人事档案规定》进行。

4.7.9对各有关部门档案业务工作的督促和指导。

a在规定期限内未按时收到有关部门送交的学生档案或档案材料时，学工部在五个工作日内与该部门联系，督促做好送交工作。

b对未按规定制作或经鉴别不符合要求的档案材料应指出问题，经处理后接收。

c对各有关部门在学生人事档案管理中遇到的技术性问题给予指导，协助做好学生档案管理工作。

5相关和支持性文件

《人事档案室工作制度》

《人事档案室交接制度》

《人事档案材料收集规定》

《人事档案材料归档制度》

《人事档案材料移交制度》

《人事档案室安全保密制度》

《人事档案转递制度》

《查阅和借阅人事档案规定》

6质量记录

《学生档案登记簿》QR/05-19

《学生档案材料收集登记表》QR/05-20

《档案转递签收登记表》QR/05-43

《学生动态通知单》QR/05-18

《查阅借阅档案登记表》QR/05-21