工作接待业务指导书

1目的

规范接待工作程序，为工作来访者提供优质服务。

2适用范围

适用于各类工作和业务会议、视察检查、参观交流及外事等活动接待。

3职责

3.1行政事务部负责统筹安排以学院名义接受的来访、会议及外事等活动接待，有关部门参与和保障相关的接待服务。

3.2各部门负责涉及其工作和业务范围内的来访、会议等活动接待。

4工作程序

4.1以学院名义接受的会议来访及外事等活动接待。

4.1.1根据来访及会议通知，由行政事务部做出相应的接待安排，行政干事具体实施；重大工作接待应事前制订接待方案，由行政事务部主任审核和分管院领导批准。

4.1.2有关接待安排（方案）内容包括：（以下事项根据需要或实际情况可取舍及细化）。

a确定接待规格，通知有关院领导、部门负责人及陪同人员出席的时间和场合，准备有关的资料（汇报材料）等；

b准备会议室或接待场所及茶水服务。涉及会务工作安排，见《行政性会议管理业务指导书》；

c通知驾驶员备车或接（送）站；驾驶员应提前抵达指定地点；

d准备会标或欢迎标牌；

e通知后勤保卫部，对来访人员核实后予以放行，来访车辆停放加以管理；

f准备摄影或录像，通知党委工作部落实；

g外事接待，由行政事务部指派专人全程陪同；

h根据需要确定参观校区内容、时间及路线，通知有关系、部（实验室）和部门做好相应准备；

i确定就餐标准，提前通知后勤保卫部准备；

j安排来访人员住宿，由行政干事落实；

k预订来访人员返程票由行政干事落实；

l其他事项。

4.2各部门职责范围内的外来工作、业务来往及会议等，由各部门负责接待；行政事务部负责提供有关场所。

4.3所有外事接待，统一由行政事务部负责，各部门不得擅自接待；重大的外事接待，由行政事务部报上级主管部门请示或备案。

4.4接待中，涉及对方提出参观学院实验、实习场所的，须经行政事务部同意，重要场所须经分管院领导批准；涉及对方提出索取学院文件及资料，属行政或质量管理文件资料，须经行政事务部主任或教学管理部主任同意；属教学和培训文件资料，须经教务部主任或培训部主任同意，必要时报请分管院领导批准。

4.5接待中，涉及有影响的活动，由行政事务部整理或相关部门负责人提供材料，编入学院“简报”及“大事记”；相关照片及声、像资料等，事后须移交行政事务部统一管理。

4.6就餐招待

4.6.1供应对象

a本指导书适用范围内的外来人员；

b应邀来院帮助解决教学、生产和专业工作问题的有关人员。

4.6.2就餐标准

a客饭：按教职工午餐标准（就餐卡）；

b 20客以上的客饭，须经行政事务部主任同意。

4.6.3审批程序

a就餐招待由行政事务部归口管理，并严格控制就餐标准和陪同人员；

b就餐招待，属部门接待的，由部门负责人提出申请，行政事务部核准；属学院名义接待的，由行政事务部安排。

C就餐费用金额在2,000元以下的招待费, 由各部门相关人员到行政事务部填写《招待费使用申请表》，标明接待单位、人数、金额及招待事由等，由部门负责人和行政事务部审核，经院长签字审批后给予报销；费用金额在2,000元以上的招待费，应先按学院签报流程审批同意后，再由各部门相关人员到行政事务部填写《招待费使用申请表》，由部门负责人和行政事务部审核，经院长签字审批后给予报销。

4.6.4就餐招待费结算由行政事务部行政干事填妥《业务招待费报销单》，附相应的《招待费使用申请表》，经行政事务部主任审核，经院长签字审批后给予报销。

5相关和支持性文件

《行政性会议管理业务指导书》SMA/C/01-05

6质量记录

《上海海事职业技术学院业务招待费报销单》

《上海海事职业技术学院招待费使用申请表》