行政性会议管理业务指导书

1目的

保证会议质量，控制会议节奏，提高工作效率。

2适用范围

适用于学院各类行政性会议。

3职责

3.1行政事务部负责学院行政性会议管理。

3.2行政事务部（网络中心）负责会议场所设备的管理、调试、维护保养。

3.3后勤保卫部负责会场场所的卫生保洁工作；

3.4各部门负责相关行政性会议管理，以及参与保障会议服务。

4工作程序

4.1行政性会议

4.1.1行政性会议筹备

a行政事务部编制每周会议（工作）安排表，上网公布。

b行政事务部准备会议所需的文件和资料；各相关部门准备各专题行政性会议所需的文件和资料；行政事务部行政干事根据会议要求，落实学院行政性会议会场及会标布置。

c涉及会议接待安排，实施《工作接待业务指导书》。

4.1.2行政性会议召开及文案工作

a院领导主持行政性会议。

b所有出席者应在会议现场签到；全院教职工大会可由各部门负责人签到并注明本部门出席人数。

c会议主办部门或专题会主持人指定专人负责会议记录。

d院长办公会议定的实施事项，由行政事务部文秘填妥《院长办公会决议执行通知单》，院长/常务副院长签名确认后由行政事务部负责下达和督办。

e重要的会议事项应指定专人制作《会议决议》或《会议纪要》，经院领导审核后存档。

4.1.3行政性会议决议贯彻和督办

a各部门应确保及时贯彻执行行政性会议的决定事项（决议），并向分管院领导汇报实施情况及结果。

b行政事务部根据院领导指示，负责对各部门贯彻执行行政性会议决定事项和决议情况进行督办、检查和协调，并及时汇报院领导。

4.1.4行政性会议文件资料管理

a行政事务部或会议主办部门落实专人会后整理及保管行政性会议的文件资料，每年汇总并根据《文书档案管理业务指导书》转交行政事务部文书保管。

b行政事务部文书每年一次收集、整理、分类、编目、立卷，转交档案员。

c档案员按时接收，做好交接记录，予以归档、保管及备查。

4.2外单位委托筹备会议

4.2.1申请

上级或外单位委托学院筹备召开各类会议，须出具书面委托证明（来文、来函、传真、电话记录等）。由受委托部门负责人在会议召开前一周向行政事务部提出会务申请。

4.2.2审批

经行政事务部主任审核和分管院领导批准，确定会议时间和场所。

4.2.3会务工作

委托部门承办会议，由受委托部门负责会务工作；委托学院承办会议，由行政事务部负责会务工作；涉及接待安排，实施《工作接待业务指导书》。

4.2.4会议文件资料管理

a委托部门承办会议，由受委托部门负责做好会议文件和资料的收集、整理工作，并移交给行政事务部文书。

b委托学院召开会议，由行政事务部按4.1.4办理。

4.3会议场所使用管理规定

4.3.1各会议场所的使用应根据行政事务部编制的“每周会议（工作）安排”召开各类会议及举办活动；临时使用须事前向行政事务部提出申请，并由行政事务部统筹。

4.3.2会议场所使用时，须保证安全通道畅通；禁止室内吸烟及存放易燃、易爆物品；保持场地清洁卫生；用毕关闭灯、电源、门窗、空调等。

4.3.3未经行政事务部主任同意，任何部门及人员不得擅自挪用、外借会议场所设备、器具等。

4.3.4外单位欲借用学院会场及设备等，须向行政事务部提出申请，经行政事务部主任同意后，由后勤保卫部负责办理外借手续，填写《外单位租借校区场所通知单》，并通知校门放行及做好安全保卫等工作；涉及会务要求，见4.1.1c。

5相关和支持性文件

《工作接待业务指导书》SMA/C/01-06

《文书档案管理业务指导书》SMA/C/01-02

6附录

《会议签到表》QR/01-02

《  学年  学期第  周会议（工作）安排》QR/01-11

《会议记录纸》 QR/01-12

《院长办公会决议执行通知单》QR/01-13

《外单位租借校区场所通知单》QR/01-14