院长信箱与信访工作业务指导书

1目的

收集情况和意见，解决问题，提供领导决策参考。

2适用范围

适用于学院内外来信来访处理。

3职责

3.1党委工作部负责学院内外来信来访的处理工作。

3.2党委工作部主任负责来信来访的批办，重大事项报告院长批办。

3.3有关职能部门负责承办。

4工作程序

4.1来信处理

4.1.1党委工作部文书每日开启“院长信箱”收信，接收门卫或其他途径送交的来信，拆阅信件，登记来信、编号，填写“信访处理单”，提交党委工作部主任拟办。

4.1.2党委工作部主任签发拟办意见，根据《部门职责范围》转有关部门处理；重大事项呈报院长（分管领导）批示。

4.1.3有关职能部门负责人根据党委工作部拟办或院领导批示意见承办。

4.1.4有关职能部门负责人在规定的期限内答复承办结果。必要时由党委工作部催办，党委工作部文书收回“信访处理单”及信件原件，登记承办结果并向党委工作部主任及有关院领导汇报。

4.1.5党委工作部文书向来信人回复承办结果（回信、回电、面谈或其他形式）。

4.2来访处理

4.2.1党委工作部文书接待院内外来访人员，了解要求解决或反映的问题、情况，填写“信访处理单”。如需直接约见院领导，应受理预约登记。

4.2.2党委工作部文书负责处理一般来访事宜并向党委工作部主任汇报；重大问题由党委工作部主任接待处理，并向分管院领导汇报。

4.2.3来访事宜涉及相关部门的，由党委工作部文书根据党委工作部主任或院领导批示意见承办，或与有关职能部门联系转办。

4.2.4有关职能部门负责人根据院领导批示精神承办。

4.2.5职能部门负责人在规定的期限内答复承办结果。必要时由党委工作部文书催办。党委工作部文书向党委工作部主任及有关院领导汇报承办或转办结果，并记录在案。

4.2.6党委工作部文书答复来访者承办结果（电子邮件、面谈、回电、回信等形式）。

4.3质量投诉

4.3.1党委工作部收到或接收质量投诉信件或来访后，以《质量投诉处理单》通知相关职能部门处理。

4.3.2有关职能部门接《质量投诉处理单》后，及时进行核实。

4.3.3核实结果应书面报告党委工作部，并由党委工作部主任批转有关部门整改。

4.3.4党委工作部负责答复来信或来访者处理结果。

4.4信访文件材料的整理总结

4.4.1党委工作部文书于年底前汇总、整理、装订、编目全年来信、来访文件材料。

4.4.2每年年末党委工作部文书对信访工作文件予以总结。

5质量记录

《信访处理单》QR/01-02

《质量投诉处理单》QR/01-25