科技档案管理业务指导书

1目的

维护学院科技档案完整与安全，保证科技档案管理工作质量。

2适用范围

适用于学院科技档案的业务管理。

3职责

3.1行政事务部负责学院科技档案的整理、保管利用、统计鉴定工作。

3.2各职能部门负责本部门文件材料的收集、整理、立卷、移交工作。

4工作程序

4.1科技文件材料的收集、整理

4.1.1学院教学文件资料，由教学口各职能部门负责收集整理。

4.1.2学院基建、设施设备等文件资料、图纸，由主办部门或项目小组负责人收集、整理。

4.2科技文件材料的立卷、编目

4.2.1基建、设施设备等文件材料的立卷、编目工作由主办部门或项目小组负责。

4.2.2教学文件材料的立卷、编目工作由教学口各职能部门负责。

4.3立卷材料的归档移交

4.3.1项目主办部门或项目小组于工程结束或告一段落后由专人向行政事务部档案室办理归档移交手续,交接双方在移交目录上签字。

4.3.2教学口各职能部门于一学年结束后一个月内由专人向档案室办理归档移交手续，交接双方在移交目录上签字。

4.4科技档案的整理、保管

4.4.1行政事务部档案员负责整理案卷，填写案卷名称、案卷号、备考表，编制案卷目录等检索工具。

4.4.2行政事务部档案员将科技档案分类排列入库、上架，并在档案柜上贴上标签。

4.4.3行政事务部档案员负责库房的清洁、通风和防护工作，保证档案完好。

4.5科技档案的借阅、利用

4.5.1各部门借阅科技档案，填写《调卷登记表》，由行政事务部档案员调出有关档案。借阅者应妥善保管档案材料，按期归还，如有破损或遗失按有关规定办理。

4.5.2借阅科技档案者需复制或者摘录档案材料，填写《档案借阅/复制调卷单》，经行政事务部主任批准,行政事务部档案员提供复制材料。

4.5.3行政事务部档案员负责及时催还逾期未归的档案,并做好记录。

4.5.4行政事务部档案员根据领导的指示负责科技档案的开发利用。

4.6科技档案的统计、鉴定和销毁

4.6.1行政事务部档案员每年年底统计库存档案、利用人次、利用卷数，并做出书面记录。

4.6.2学院成立科技档案鉴定小组，鉴定小组成员由主管领导、行政事务部主任和产生科技档案部门负责人组成。

4.6.3行政事务部档案员定时检查、抽出已过保管期限失去保存价值的科技档案，造具《档案销毁清册》，交鉴定小组审查，经组长审核后，实施销毁。

4.6.4销毁档案材料，鉴定小组应指定专人监销，并由监销人在《档案销毁清册》上签字。

4.6.5行政事务部档案员负责保存销毁档案清册，并在档案目录上做出标记。

5相关和支持性文件

《档案管理办法》

《文件材料立卷归档办法》

《高等学校档案管理办法》

6质量记录

《档案借阅/复制调卷单》QR/01-07

《调卷登记簿》QR/01-08

《档案销毁清册》 QR/01-09

《卷内备考表》QR/01-10

《借卷登记簿》QR/01-24

《案卷分类目录》

《卷内文件目录》

《城市建设档案案卷目录》

《城市建设档案卷内目录》