文书档案管理业务指导书

1目的

维护学院文书档案的完整与安全，保证文书档案管理工作质量。

2适用范围

适用于学院文书档案的业务管理。

3职责

3.1行政事务部文书负责学院文件材料的收集整理、立卷、归档和文书档案的整理、保管利用、统计鉴定工作。

3.2 有关职能部门文件管理员负责本部门文件材料的收集、整理、立卷、移交工作。

4工作程序

4.1文件材料的收集、整理

4.1.1行政事务部文书负责收集、整理学院行政文件材料。

4.1.2党委工作部和人力资源部每年年初向行政事务部文书提供学院各类统计报表、审计等材料。

4.1.3人力资源部每年年初负责向行政事务部文书提供劳动工资报表、人事调配单、职工名册等文件材料。

4.1.4教务部、学工部于每学年入学招生、毕业工作结束后负责向行政事务部文书提供新生、毕业生名单和学籍卡。

4.1.5

4.1.5组织部、团委文件管理员负责本部门文件材料的收集、整理。

4.1.6财务管理部文件管理员负责财务材料的收集、整理。

4.2文件材料的立卷、装订编目

4.2.1行政事务部文书负责行政文件材料的立卷、装订编目工作。

4.2.2组织部、团委文件管理员负责本部门文件材料的立卷、装订编目工作。

4.2.3财务管理部文件管理员负责财务账册、报表、凭证等材料的立卷、装订编目工作。

4.3立卷材料的归档移交

4.3.1财务管理部每3年后由文件管理员向档案室档案员办理归档移交手续,交接双方在移交目录上签字。

4.4文书档案的整理、保管

4.4.1行政事务部档案员负责整理案卷，填写案卷名称、案卷号、备考表，编制案卷目录、保管目录等检索工具。

4.4.2行政事务部档案员分类排列入库文书档案、上架，并在档案柜上贴上标签。

4.4.3行政事务部档案员负责库房的清洁、通风和防护工作，保证档案完好。

4.5文书档案的借阅、使用

4.5.1各部门借阅文书档案，填写《调卷登记簿》后，由行政事务部档案员负责调出有关档案，借阅者应妥善保管档案材料，按期归还，如有破损或遗失按有关规定处理。

4.5.2借阅文书档案者需复制或者摘录档案材料,应填写《档案借阅/复制调卷单》，经行政事务部主任批准，行政事务部档案员提供复制材料。

4.5.3行政事务部档案员负责及时催还逾期未归的档案,并做好书面记录。

4.5.4行政事务部档案员根据领导的指示负责文书档案的开发利用。

4.6文书档案的统计、鉴定和销毁

4.6.1行政事务部档案员每年年底统计库存档案、利用人次、利用卷数，并作好书面记录。

4.6.2学院成立文书档案鉴定小组，鉴定小组成员由主管领导、行政事务部、人力资源部、财务管理部等产生档案部门负责人组成。

4.6.3行政事务部档案员定时检查、抽出已过保管期限失去保存价值的文书档案，造具档案销毁清册，交鉴定小组审查。经组长审核后，由行政事务部档案员实施销毁。

4.6.4销毁档案材料，鉴定小组指定专人监销，并由监销人签字。

4.6.5行政事务部档案员负责保存销毁档案清册，并在档案目录上做出标记。

5相关和支持性文件

《文书档案管理办法》

《高等学校档案管理办法》

6质量记录

《档案借阅/复制调卷单》QR/01-07

《调卷登记簿》QR/01-08

《档案销毁清册》QR/01-09

《卷内备考表》QR/01-10

《借卷登记表簿》QR/01-24

《案卷分类目录》                  

《卷内文件目录》