公文处理业务指导书

 

1目的

    提高公文处理工作的效率和质量，确保学院有关船员教育与培训的公文（来文、制文、签报）处理规范化、制度化、科学化。

2适用范围

    适用于与学院船员教育与培训有关的公文处理。

3职责

3.1行政事务部负责政府部门、上级机关、有关单位来文的传阅处理及学院的公文制作和发布。

3.2各职能部门负责有关公文的起草和来文批办事项的实施。

3.3院长/常务副院长负责公文的签发。

4工作程序（公文处理中涉及电子文件的，以下操作步骤均在网络管理平台OA系统运作）

4.1收文传阅

4.1.1政府部门、上级机关及有关单位来文后，由行政事务部文书及时登记，填写《收文处理单》，行政事务部主任签署拟办意见，并确定是否受控文件。

4.1.2行政事务部文书根据拟办意见负责将文件传送至院领导批阅及有关部门阅办。

4.1.3收阅人应在“收文处理单”上签名并注明日期，需其它部门阅办的应作批示。签名、批示一律使用蓝、黑墨水钢笔。

4.1.4传阅文件，一般应在当日阅完归还行政事务部；如因故无法当日归还，须负责入柜保管，不得随意放置。

4.1.5文件传阅过程中应保持文件完整无损。如有遗失或残缺，按有关规定处理。

4.1.6未经允许，任何人不得擅自取用文件（包括附件），不得自行复印。

4.1.7文件批阅或传阅后，由行政事务部文书整理归档。

4.1.8对有关文件的落实，根据领导要求由行政事务部负责催办。

4.1.9如需借阅文件，须向行政事务部办理登记手续，并保证如期归还行政事务部文书。

4.2制文发文

4.2.1公文格式

4.2.1.1发文标识：置于首页上方，由发文单位全称加文件组成。联合行文，公文名称中的主办单位应当排列在前。

4.2.1.2公文份数序号发文字号：置于发文标识下方。发文字号包括单位代字、年份、序号，置于发文标识之下并居中，凡上行文都要注明签发人，发文字号居左，签发人居右。联合行文，只标明主办单位发文字号。

4.2.1.3公文标题：应标明发文单位名称、公文主题和公文种类。

4.2.1.4主送机关：置于公文标题之下，正文之上，顶格写。

4.2.1.5附件：置于正文之下一行，空两格，成文日期之上，应标明附件顺序和名称。

4.2.1.6成文日期：以签发的日期为准。成文日期应写明年、月、日。

4.2.1.7公章：除“会议纪要”和翻印的文件外，公文应加盖印章。用印须端正、清晰，上不压正文，下压成文日期。

4.2.1.8抄送机关：置于印发栏之上。

4.2.1.9印发单位名称和印发日期：置于抄送机关之下。印发日期以公文付印日期为准。

4.2.2行文规则

4.2.2.1向政府部门或上级机关反映情况、汇报工作用“报告”；向政府部门或上级机关请求指示、批准用“请示”。无论是“报告”或“请示”应“一文一事”。

4.2.2.2“请示”类公文，一般只写一个主送机关，但不得抄送下级机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。

4.2.2.3凡上报政府部门、上级机关或寄送外单位的行政性文件，一律加盖公章并以学院名义送发，不得越级行文（包括抄送）。

4.2.3制文程序

4.2.3.1全院性的工作计划、总结、请示及报告等行政公文，由行政事务部拟制；专业（或业务）性公文由相关职能部门拟制。

4.2.3.2公文稿拟毕，拟制人署名及部门负责人审核署名，并将文稿有关的文件或材料附后，一并送交行政事务部审核。

4.2.3.3公文核稿由行政事务部主任负责。拟稿部门负责人审核后报分管领导或相关职能部门会签。

4.2.3.4行政事务部信息秘书负责将已签发的公文登记、编号、打印或送印。

4.2.3.5公文打印稿校对由拟稿部门负责，校对人应署名确认。未经签发领导同意，不得擅自修改文稿。

4.2.4公文印制后，由行政事务部负责发送或上网公布。文件及原稿（包括附件）由文书立卷归档。

4.3签报

4.3.1各部门向学院、领导等请示临时性重要工作和事宜，可用签报形式。

4.3.2签报应书面行文或走OA签报流程，一文一事。

4.3.3签报由主办部门拟制，钢笔书写，使用专用“签报纸”，后页可用报告纸；协办部门会签后由主办部门送交行政事务部审核。

4.3.4行政事务部主任审阅后报请分管领导阅、院长/常务副院长批示（会签）。行政事务部文书登记后将原件和复印件分送主办部门和协办部门实施。

4.3.5签报一般不打印，不盖章，不抄送，不存入文书档案。

5相关和支持性文件

《文书档案管理业务指导书》SMA/C/01-02

《科技档案管理业务指导书》SMA/C/01-03

《国家行政机关公文处理办法》

《上海市国家行政机关公文处理办法》

《高等学院档案管理办法》

6质量记录

《收文处理单》QR/01-03

《签报》QR/01-06

《质量文件发放/领用记录表》QR/08-01