质量体系文件编码规则

ZG(2023)

1. 目的

便于质量体系文件的编制、修改、存档和检索，确保质量体系在运行过程中对文件进行有效控制和管理。

2. 适用范围

适用于编制和检索上海海事职业技术学院船员教育和培训质量体系文件。

3. 文件编码规则

3.1一般规定

3.1.1 文件编码具有唯一性。即一个文件只有一个编码，一种编码只适用于一种文件。

3.1.2 文件编码一般由组织代码、文件性质代码、质量要素代码、工作类别代码、部门代码、文件顺序号组成。组织代码、文件性质代码与其它代码之间用斜杠隔开。

3.1.3 组织代码为“SMA”。“SMA”是上海海事职业技术学院的英文缩写，也涵盖了上海海运学校。

3.1.4 文件性质码用英文字母表示。

A——质量手册

B——程序文件

C——业务指导书

C2——管理文件

C3——外来文件

D——岗位规范

QR——质量记录

3.1.5 质量手册、程序文件中质量要素代码用两位数字表示。不能列入下列要素的其它文件代码一律用“X”表示。

01——质量方针

02——职责与权限

03——教学计划

04——学员的录取与管理

05——教学与管理人员

06——教学与训练设备

07——教学训练的实施

08——质量记录控制

09——教学和训练的检查与评估

10——纠正措施和质量风险管理

11——文件与资料的控制

12——内部审核

3.1.6 业务指导书、管理文件和质量记录中工作类别代码用两位数字表示。不能列入下列分类的一律用“X”表示。

01——行政管理

02——员工管理

03——教学实训

04——船员培训

05——学生管理

06——设备后勤管理

07——信息图文管理

08——质量体系管理

3.1.7 部门代码用两位数字或大写英文字母表示。

01，XZ——行政事务部/法律与风险管理部 

02，ZG——质量管理办公室

03，JW——教务部/招生办/中专部

04，XG——学工部/就业创业办/团委 

05，PX——培训部/航海技术系/轮机工程系

10，HG——航运管理系

11，MY——马克思主义学院/公共教学部

14，HB——后勤保卫部

15，RL——人力资源部

16，CW——财务部

17，GC——航运工程系

18，JG——教学管理部

3.1.8 文件顺序号用两位数表示，从01开始编号。

3.2 质量手册编码规则

3.2.1 质量手册编码由组织代码和文件类别码组成。

3.2.2质量手册编码示例：SMA/A

3.3 程序文件编码规则

3.3.1 程序文件由组织代码、文件性质码、要素代码、程序文件顺序号组成。

3.3.2程序文件编码示例：

“教材管理程序”的编码

3.5 管理文件编码规则

3.5.1 管理文件编码由组织代码、文件性质代码、工作类别代码、文件顺序号组成。

3.5.2 管理文件编码示例：

“质量体系文件编码规则”的编码

3.5.3 交通部、海事局等外来文件采用SMA/C3/WL-作为标识编码。行政事务部按公文处理业务指导书规定办理，质量管理办公室及时在校园鹏达网发布，供相关部门使用。

3.6 岗位规范编码规则

3.6.1岗位规范编码由组织代码、文件性质代码、部门代码组成。

3.6.2 岗位规范编码示例：

“行政事务部部岗位规范”的编码

3.7 质量记录编码规则

3.7.1 质量记录编码由文件性质代码、工作类别代码、质量记录顺序号组成。质量记录顺序号可用2-3位数表示。

3.7.2 质量记录编码示例：

“教学计划评审表”的编码

3.8 文件、质量纪录修改状态和版序表示法

3.8.1 文件修改状态用一位数字表示，从0开始编号，第一次修改，其修改状态为1，以此类推。

3.8.2 文件的版序用大写英文字母表示，从A开始编码。文件的版序必须加以标识。

3.8.3 修改状态示例：

/00----- 表示修改状态为0

3.9 文件页码表示法

3.9.1 文件页码用阿拉伯数字表示。每页文件均须标注该文件的总页数和每页文件的页码顺序数。

3.9.2 文件页码示例：

3.10 受控文件受控号编码规则

3.10.1 凡属受控文件均须标识，由主管部门加受控号。

3.10.2 受控号编码由大写英文字母S和部门数字代码（见3.1.7）组成。

3.10.3受控号示例：

3.11

分发号编码规则

3.11.1 按发放范围发放的文件，均须注明分发号。

3.11.2 分发号编码由大写英文字母F和部门数字代码（见3.1.7）组成，若一个部门必须发放两份及以上文件，则在部门代码后面加注A、B…等字母以示区别。其中学院领导代码为：

院 长：001 党委书记：002 常务副院长：003

党委副书记：004 副院长（1）：005 副院长（2）：006

院长助理：007

3.11.3 分发号示例：

3.11.4 因文件丢失、须补发的文件给予新的分发号。新分发号在原分发号后加数字后缀。示例：

F03A-01——表示发给教务部第一份文件丢失后补发的同一文件。

3.12 质量文件管理部门发文文号规定

3.12.1 质量文件主管部门分别为行政事务部、质量管理办公室、教务部、学工部、培训部，其主管文件类别及范围见《质量文件和资料控制程序》文件。

3.12.2 行政事务部发文文号按《公文处理业务指导书》发文字号执行；其它部门发文文号由部门代码、年分、序号组成。

3.12.3 质量文件管理部门发文文号示例：

沪海职院（2023）38号——行政事务部（代表学院）：上海海事职业技术学院2023年第38号文。

JW（2023）3号——教务部：2023年第3号文

3.12.4 文件在质量体系中的编号见3.5管理文件编码规则。