关于下发

《上海海事职业技术学院学生资助工作档案管理实施办法》的通知

各部门：

为进一步规范我院学生资助管理工作，加强学生资助工作的档案管理，根据《教育部 财政部关于开展“全国学生资助规范管理年”活动的通知》精神（教财函〔2017〕27号），结合我院实际，制定了《上海海事职业技术学院学生资助工作档案管理实施办法》，现下发给你们，请遵照执行。

特此通知。

 附件：《上海海事职业技术学院学生资助工作档案管理实施办法》

附件

上海海事职业技术学院学生资助工作档案管理实施办法

一、总则

第一条 为规范本院学生资助工作的档案管理，特制定本办法。

第二条 学生资助工作档案是指本院在学生资助工作中形成的、反映历史面貌的、对上级主管部门和社会具有保留价值的各种历史记录，包含但不限于文字、图表、声像及电子等载体。

第三条 归档的文件材料必须按年度立卷（特殊情况除外），本部门内部在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第四条 承办人员应保证经办文件的系统完整，公文上的各种附件一律不准抽存。结案后及时交文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

二、档案管理机构人员及职责

第五条 我院学生资助工作档案管理由学生工作处全面负责，各班级辅导员配合。

第六条 档案管理工作职责：全面负责全院学生资助工作档案的建档、保存及查阅工作。制定本学院的档案借阅、保密和保管等制度；贯彻执行上级资助中心其他意见。

三、档案归档范围

第七条 归档材料：

（一）家庭经济困难学生认定相关材料副本；

（二）国家助学贷款相关材料；

（三）国家奖学金、上海市奖学金、国家励志奖学金相关材料；

（四）国家助学金相关材料；

（五）绿色通道相关材料；

（六）勤工助学相关材料；

（七）本单位年度工作计划与总结、大事记、管理制度、重要发文等相关材料。

四、档案归档时间

第八条 归档时间要求：平时应在各项工作完成后两周内完成资料收集整理工作，每年5月份前完成上一年度的立卷归档工作。

第九条 本办法由上海海事职业技术学院学生工作处解释，自印发之日起施行。