上海海事职业技术学院
各部门： 为加强学院精细化管理，规范教务管理工作流程，明确工作职责，细化教务管理的各项环节，保障教学工作的有效实施，依据《中华人民共和国职业教育法》《中华人民共和国高等教育法》《上海海事职业技术学院质量体系文件》《上海海事职业技术学院教学管理条例》和《上海海事职业技术学院学籍管理制度》的有关规定，特修定《教务管理工作细则》。现下发给你们，请遵照执行。原《教务管理工作细则》（沪海职院﹝2008﹞112号文）同时废止。 特此通知。
附件：教务管理工作细则
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教务管理工作细则
第一章 总则 第一条 目的与依据 为规范教务管理工作过程，明确工作职责，细化教务管理的各项环节，保障教学工作的有效实施，依据《中华人民共和国职业教育法》《中华人民共和国高等教育法》 《上海海事职业技术学院质量体系文件》 《上海海事职业技术学院教学管理条例》和《上海海事职业技术学院学籍管理制度》的有关规定，特制订本细则。
第二条 范围与职责 教务管理工作范围应包括：计划管理、过程管理、教学检查、考务管理、学籍管理、教材管理和档案管理等环节。 教学副院长受院长委托全面负责学院教务管理工作；教务处是学院教务管理的职能部门，负责日常教学组织管理、综合协调和教学检查工作；各系（部）、实训中心、教研室是教务管理的实施部门，负责教务管理工作相关环节的组织落实。
第二章 计划管理 第三条 制订专业人才培养方案 专业人才培养方案是最基本的教学文件，是学院实现培养目标，组织和安排教学工作的主要依据。专业人才培养方案分为指导性人才培养方案和实施性人才培养方案。 指导性人才培养方案在新开设专业时由学院统一组织开发与制订，并根据实际需要原则上每三年修订一次，作为制订实施性人才培养方案的指导文件。 实施性人才培养方案每学年制订，由教务处组织实施。每年四月中旬，教务处根据学院分专业招生计划要求发布《制订专业人才培养方案的通知》，各系（部）主任或专业负责人负责编制专业人才培养方案，于“通知”发布后三周内将专业人才培养方案初稿向教务处提交，经教务处审核、平衡后报学院学术委员会，由学术委员会组织院内、外专家进行评审，评审通过后由教学副院长批准，并于每学年开始前发布实施。 专业人才培养方案具有明确的格式要求。至少应包括专业名称、招生对象、学制、培养目标、专业能力素质结构分析与分解、职业资格证书，主要课程、实践教学环节安排等内容的说明等。并附《课程设置与安排表》。 专业人才培养方案一经发布，原则上不做更改，如确系特殊原因需对专业人才培养方案进行调整，应由相关系（部）提出，并说明理由，填报《修订专业人才培养方案审核表》，经教务处审核，报教学副院长批准后实施。
第四条 制订课程教学标准 课程教学标准是课程教学的主要依据。教学计划规定开设的理论课程、单独设置的实验、实训和实习课程必须具有相应的课程教学标准。 课程教学标准由各系（部）统一组织制定，一般应在新开课程前一个学期完成。课程教学标准由各系（部）、教研室指定相关教师负责拟定，经系（部）主任初审，报教务处审核后提交院学术委员会组织评审，评审通过由教学副院长批准发布，并报学院相关管理部门备案。 课程教学标准制订格式应包括课程的性质、任务、基本要求和课程内容说明，并按课程教学单元制订《课时分配表》。课程教学标准的课程学时数应与专业人才培养方案一致。 任课教师应按照课程教学标准实施教学。在执行中允许教师在保证完成课程教学标准基本内容的前提下，有所增删，调整幅度应控制在5%以下。若教学内容有较大变更或需对课程教学标准进行修改，应由相关系（部）提出，经教务处审核，报教学副院长批准实施。
第五条 编制学期教学实施计划 《学期教学实施计划》是统筹学期教学工作的实施性文件，由教务处负责编制。 学期第十二周（特殊情况可提前或迟后），教务处根据专业人才培养方案规定的学期课程安排，确定学期周次、班级、开设课程等，编制《学期教学进程表》向各系（部）征求意见，各系（部）在一周内将修改反馈意见报教务处。 教务处根据各系（部）提出的反馈意见对《学期教学进程表》进行修订，于第十三周向各教研室下达《学期教学实施计划》，《学期教学实施计划》包括课程名称、周学时数、班级、周次、考试方式等，并要求各教研室在两周内落实任课教师，确定教材，经系（部）负责人签字确认后报教务处。 教务处汇总各教研室确认的《学期教学实施计划》，统一编制学院总的《学期教学实施进度计划》，经教学副院长批准后于学期结束前发布实施。
第六条 下达教学任务 各教研室根据教务处下达的《学期教学实施计划》提出各门课程任课教师（包括外聘教师）人选，经各系（部）负责人审核后于《学期教学实施计划》下达两周内报教务处。 教务处根据《学期教学实施计划》安排及各系（部）确认的任课教师情况，协调落实教室、实验实训场所、编制课程表等，于学期结束前两周完成任课教师《授课任务书》的编制，向任课教师下达教学任务，并将《授课任务书》、《教师教学手册》和校历等相关资料向教师发放。
第七条 编制教学进度计划 《教学进度计划》是任课教师实施课程教学活动的主要依据，由任课教师负责编制。《教学进度计划》格式由学院统一编制，内容应包括：课程名称、授课学期、任课教师、每次课程（原则上二学时为一个单元）的教学内容和上课、实验、阶段测验、考查时间安排等。 任课教师在接受教务处下达的教学任务后，应根据课程教学标准、教材并结合学生实际情况编写《教学进度计划》（一式三份），如教学进度中含有实验（实习）内容的，应同时填写《实验（实习）计划》（一式四份），编写完成后报所在教研室主任审核，经系（部）和教务处负责人审定后，报教学副院长批准。经批准的《教学进度计划》和《实验（实习）计划》于学期结束前发放至任课教师和相关实验实训室，并由教务处和各系（部）分别备案。 《教学进度计划》经批准后不得轻易变动。若遇特殊情况，在不影响基本教学内容的情况下任课教师可做适当调整，调整幅度应控制在4课时以内。若教学内容与教学时数有较大变动，必须报教务处负责人批准。
第八条 编制课程表 课程表是课程教学环节管理的主要文件，由教务处负责统一编制。课程表分为总课程表、任课教师课程表和班级课程表等。 教务处每学期根据《教学实施计划》中的任课教师情况、教学场所安排、课时数和课程周数等编制课程表，内容包括课程名称、授课时间、授课地点、授课教师以及其它必要的说明。课程表编制完成后分别向有关人员下达，一般教师课程表与《授课任务书》同时向任课教师下达；班级课程表在开课前向各班级学生下达，并可在教室张贴；总课程表交有关管理部门及人员备案。 课程表原则上每学期编制一次，如遇特殊情况可经教学管理部门同意重新编制，并重新向有关部门或人员发放。任课教师和学生必须按课程表规定在指定的时间和地点上课，如需课程调整应按规定办理相关手续后实施。
第三章 过程管理 第九条 备课 备课是教师从事教学活动的重要环节，教师在上课前必须备好课，以保证课程教学质量。备课形式包括教师个人备课和教研室集体备课。 备课内容应根据课程教学标准和选用教材要求确定，应充分考虑教学内容和教学对象的实际，选择合适的教学方法和手段、教学器材（教具）的运用，实践教学还应做好实验（实训）仪器设备调试准备。 任课教师必须在每次上课前在备课基础上写出教案和备课笔记。教案的格式由学院统一编制，主要包括教案首页、教学内容和课后分析三个部分。教师在开课前必须准备好两周的教案，每学期初各系（部）应对任课教师的教案进行检查，课程结束后任课教师应对教案进行保管备查。
第十条 上课及辅导 教师要根据教案切实组织好每一堂课，保证课程教学质量与效果。 课堂教学应坚持以教师为主导，学生为主体，认真贯彻教学原则，力求做好概念明确、重点突出、逻辑严密、条理清楚、语言生动、板书整齐，启发学生独立思考，引导学生参与教学互动，实践课程应注重培养学生实际动手能力。 任课教师应注重课堂教学常规管理，做到上课不迟到、不拖堂、不提前下课，按照《教学进度计划》完成规定的教学内容。做好学生考勤记录，维持课堂教学秩序，保证课堂教学活动顺利进行，在课程结束后填写《教学进程记录表》。 课外辅导、答疑和课后作业是课堂教学的延续和补充。教师要结合教学进度，及时进行辅导答疑，或按学院有关要求开设辅导、答疑课程，解决学生在学习中遇到的困难和问题。教师必须认真布置和批改课后作业，在《学生成绩记载表》上作好记录，并将课后作业情况作为学生平时成绩评定的依据。 每门课程结束后，任课教师应根据学生学习情况和考试（考查）情况进行综合分析和小结，并报有关管理部门备案。
第十一条 实践教学 实践教学是教学工作的重要组成部分。实践教学环节主要包括课程实验、校内实训和校外实习，分别由专任教师、实验员和实习指导教师承担教学任务。 课程实验主要是对课程教学内容的验证，一般在课程教学过程中进行，由该课程任课教师指导。在每学期结束前两周，实验室主任须根据学期授课计划和课程表制订下一学期《实验（实习）计划》（一式四份），经系（部）审批后分送实验室、任课教师、教研室及教务处。《实验（实习）计划》内容包括：实验项目、实验日期、节次、班次、指导人员等。在实验课程进行中，任课教师应根据《实验指导书》的要求对学生实施讲解和指导；实验员在开课前应对实验设备、仪器实施检查维护，以保持可用状态，并负责填写《实验（实习）室使用记录》。在实验课程结束后，学生应按要求撰写实验报告，由任课教师批阅，并作为学生课程成绩评定依据。 实训课程主要通过实操训练培养学生的实践技能，课程应独立开设，并列入专业人才培养方案，备有课程教学标准。任课教师应根据专业人才培养方案和课程教学标准的要求编制《教学进度计划表》，经系（部）和教务处负责人审核，教学副院长批准后实施教学。实训课程教学可根据教学设备配备情况分组进行，并可配备多名实训指导教师。在教学过程中，任课教师应按照实训项目要求对学生进行指导，尽可能增加学生动手操作的机会，掌握实训技能；教辅人员应对实训设备实施维护保养，做好开课前的准备。实训课程实行单独考核并记入学生学习成绩，各系（部）或实训中心应制定每门实训课程的考核、评分标准，在课程结束时对学生实施考试或考查，并将考试（考查）成绩报教务处。 校外实习课程通过工作现场教学培养学生适应工作环境的能力，是独立开设的课程，应列入专业人才培养方案，备有课程教学标准。校外实习课程的指导教师可由本院教师担任，也可聘请校外实习单位的技术人员担任，实习指导教师应按课程教学标准要求确定实习项目，对学生实施指导。各系（部）应加强对校外实习课程的管理，选聘教师或管理人员作为校外实习的带队教师，负责定期与实习单位联系，并对实习学生实施管理。实习结束后，学生应根据实习内容写出《实习报告》提交各系（部），由各系（部）组织教师（或请校外实习指导教师）批改，并将评价结果记入学生成绩单，并报教务处。
第十二条 毕业实习和毕业设计 毕业实习和毕业设计是学生毕业前一次综合性的实践性教学环节，各系(部)负责对学生毕业设计实施指导，并进行成绩评定。 毕业设计在学生毕业实习的基础上进行，在学生毕业学期内，各系（部）应成立学生毕业实习指导小组，全面指导学生毕业实习工作。毕业实习指导小组主要负责落实学生实习单位，并保持联系，及时掌握学生实习动态；确定学生毕业设计（毕业论文）选题；组织毕业论文答辩；落实学生毕业实习指导教师，并将毕业实习指导教师名单报教务处，由教务处统一下达教学任务。 毕业实习指导教师以专业教师为主，也可根据需要聘请有经验的工程技术人员和其它专业人员担任。毕业实习指导教师主要负责协助毕业生实习单位对学生实施实习指导；负责协助系（部）确定学生毕业设计（毕业论文）的选题；题目应根据专业培养目标和基本教学要求，紧密联系生产实际，针对学生不同才智状况拟定；负责指导、帮助学生完成毕业设计（毕业论文）；负责学生实习报告和毕业论文的批阅和评定。 毕业实习应根据教学计划规定的教学周开始实施，由教务处按照时间安排统一向各系（部）提前下达教学任务。毕业实习工作一般应在每学年六月上旬完成。 毕业实习和毕业设计完成后应对学生进行成绩评定，根据学生毕业实习表现、实习报告和毕业论文质量按优秀、良好、合格、不合格四级对学生进行综合评价，根据需要可对部分专业和部分学生进行毕业论文答辩。成绩评定由各系（部）组织相关教师实施，并于毕业学年六月上旬将成绩报教务处记入学生档案。
第十三条 职业证书管理 实行职业证书制度是职业院校教学管理工作的重要环节。学院职业证书管理范围包括学生毕业前应取得的国家海事局船员适任证书及相关专业证书；人力资源和社会保障部门设定的职业资格证书及等级工证书；相关行业职业资格证书等，原则上各专业学生在毕业前均取得相应职业证书。教务处为学院学生职业证书管理职能部门。 各系（部）应根据专业的职业要求确定学生取得职业证书的种类，并将职业证书名称、等级、培训时间和考试周次等列入专业人才培养方案。教务处（或委托相关部门）根据教学计划安排与相关职业证书管理部门联系确定考试时间和地点；通过相关系（部）组织学生报名，并根据要求向有关管理门申报；按教务管理规定向系（部）下达培训任务，职业证书培训原则上应在学院内进行，如学院不具备培训条件，可由相关系（部）联系落实培训单位，并做好学生培训管理工作。 培训结束后，由教务处（或委托相关部门）负责与证书管理部门联系安排考试，包括准考证发放、考试时间地点安排等，各相关系（部）予以协助配合。考试结束后，由教务处向有关管理部门索取成绩，办理职业证书，通过系（部）向学生发放，并按规定安排学生补考， 整个过程应保存详细记录。 第十四条 课程变更管理 任课教师及各班级应按课程表指定的时间、地点上课，如遇特殊情况可进行课程变更，课程变更范围包括：任课教师调课与代课、上课地点调整、班级调课与停课等。课程变更由教务处负责统一管理。 任课教师因故不能按课程表规定时间上课时，必须在上课前1-2天办理调课或代课手续，在事先征得调课或代课教师同意前提下，填写《调课申请表》，经教研室主任、系主任同意，报教务处主任批准实施，并由教务处（或通过辅导员）通知学生。如遇紧急情况教师不能在规定时间内来校办理调课手续时,可以通过电话或其它途径向所在系（部）负责人提出调课申请，经同意后，由受理人代为办理调课手续，返校后，凭有关证明报教务处主任确认，并补办调课手续。 教师因特殊情况不能完成教学任务，应提前一周提出申请，填写《教师变更审批表》，经教研室主任、系（部）负责人同意，并落实代课教师，报教务处负责人批准后实施。 如因教学需要提出变更上课地点，须由提出人向教务处提出申请，经教务处负责人同意后实施，并由提出人通知学生或有关人员。 因学院大型活动或节假日调整需要全院或部分班级调课或停课，由教务处根据学院统一安排发放调课或停课通知，并由各系（部）告知有关学生及任课教师，其它部门所发调课或停课通知一律无效。
第四章 教学检查 第十五条 日常教学检查 日常教学检查主要是保证正常教学秩序，并对日常教学活动实施管理。 教务处建立日常教学巡视制度，组织教务管理人员每天分三次对教学场所进行巡视，对发现的问题及时向系（部）及相关管理部门反馈，并妥善处理，同时作好巡视记录。 教务处应建立听课制度，每学期制订《听课计划》，也可组织随机听课，由督导员对教师授课情况实施检查，并填写《课堂教学评估表》，由教务处汇总后形成《听课反馈意见表》，向系（部）传递，并由系（部）向任课教师反馈。 各系（部）学期初应组织各教研室制定《教研室学期工作计划》，按计划开展教研活动，并填写《教研室工作手册》。各系（部）负责人每周对《教研室工作手册》予以检查、审核，并交教务处审阅。
第十六条 学期初教学准备检查 学期初教学检查主要是对学期开学前教学准备工作落实情况进行检查，由教务处和各系（部）分别组织实施。 教务处主要负责检查各实验、实训室教学设备准备情况，各教室和教学场所设施准备情况，教学管理资料准备情况等。 各系（部）主要负责检查任课教师开课前两周教案准备情况，督促教师核对学期课程表，以及教材准备情况等。 对上述教学检查中发现的问题，教务处及各系（部）应及时解决，并将检查情况予以详细记录。
第十七条 期中教学质量检查 期中教学质量检查是对学院教学过程及教学质量实监督管理的一个重要环节，在学院教学副院长领导下，教务处和各系（部）分别组织实施。 教务处在每学期第九周编制《期中教学质量检查计划》，包括检查内容及要求，经分管教学副院长审批后向各系（部）发布，并发放《期中教学检查表（任课教师用）》、《期中教学检查表（非任课教师及教辅人员用）》。 各系（部）根据《期中教学质量检查计划》安排，组织教师和实验人员进行自查，教师填写《期中教学检查表（任课教师用）》《期中教学检查表（非任课教师及教辅人员用）》，在规定期限内报教研室主任审核；教研室主任检查开学以来本教研室教学情况，写出书面小结同教师填写的有关表格，报系（部）主任。 各系（部）主任根据所属教研室教学检查情况，汇集检查记录，在《期中教学质量检查计划》规定的时间内写出各系（部）期中质量检查小结，向教务处提交。 教务处从第八周开始组织教学督导员及有关人员召开学生座谈会，听取学生对教师任课评议，组织学生填写《学生座谈会记录表》和《教师教学工作学生问卷调查表》，并将汇总的十周内督导听课情况，完成书面报告。 教务处汇总检查实施过程中的各种记录、总结和意见，拟制《期中教学质量检查总结》，报分管副院长审阅。检查结束后，第十四周教务处将《期中教学质量检查总结》予以公布，并将学生座谈会记录、问卷调查等经整理后向学院有关职能部门、系（部）及任课教师反馈。
第十八条 期末教学检查与总结 期末教学质量检查总结是对整个学期教学工作的一次全面评价。由教务处负责组织、各系（部）实施。 教务处在学期结束前两周负责制订期末教学小结提纲，提纲内容应包括：教学工作情况、教研室工作情况、“三材”建设情况、教学管理情况和下学期工作打算等，同时将教师《课程教学学期小结》和《教师教学工作量统计表》一并向各系（部）发放。 任课教师在学生期终考试结束后，结合学生考试、考核成绩，分析学期课程教学质量，找出存在问题，提出纠正和预防措施，填写《课程教学学期小结》，交教研室主任审核。 教研室主任汇总所属任课教师学期课程教学情况，检验其教学方法和手段的有效性，研究改进教研室质量活动的措施等，写出教研室期终小结报系（部）主任。 各系（部）主任汇总各教研室教学情况，对于本系（部）教学管理、教研、科研、课程教学改革、“三材”建设及专业发展等方面，肯定成绩，纠正不足，预防潜在问题，提出质量改进的对策，写出本系（部）期末教学工作小结交教务处。 教务处主任汇总各系（部）教学工作情况，全面分析各教育层次学生成绩，检查学期教学工作计划及教学质量活动实施结果，总结教学管理与改革的经验教训，在学期结束前，拟制《学期期末教学工作总结》，交分管副院长审阅后，予以发布，并由党政办公室归档。
第五章 考务管理 第十九条 考试（考查） 考试和考查是对学生进行学业评价的重要手段。根据教学计划的安排，课程结束后，应对学生进行课程考试或考查，考试由教务处负责统一组织，考查由各系（部）负责组织。 各班级的考试按《学期教学实施计划》规定的考试周实施，一般在学期末，个别班级根据教学需要也可将考试周安排在学期中进行。考试周前3周由教务处拟订各班级考试计划，确定主考、巡考和监考人员（每场考试应安排二名监考人员），明确考试班级、课程、时间、地点等，编排《考试日程安排表》，于考试前两周下发各系（部）、教研室、学生班级并张榜公布。 各系（部）在考试前应采用适当的方式对学生和监考教师进行考前动员，使学生明确《考场规则》，监考人员明确《监考守则》，必要时由教务处组织监考人员实施相关规则培训。 考试根据课程需要可采用笔试、口试和上机考试等形式，笔试时间一般为90分钟。试卷由各教研室组织相关教师命题，采用A、B卷，已建立试卷库或试题库的课程，应通过试卷库或试题库组卷，按教务处要求的统一格式打印，经各系（部）主任审签后，于考试前2周交教务处。 教务处对试卷进行审核、确定后，应安排指定人员交送文印室印刷、装订，并由教务处指定人员按考场进行封存，并做好封存标记。试卷流转过程应按学院相关保密规定进行，并做好相关记录。如发生试题泄密情况，学院应严格查处，并追究有关人员的责任。 考试期间，主考、巡考和监考人员应履行职责，按学院相关规定维护考场秩序，妥善处理考场上出现的各种问题，并按规定填写各类考试记录交教务处存档。 教学计划规定课程的考查，由各系（部）组织任课教师实施，在教学任务规定的学时内完成。课程考查可根据教学内容要求采用笔试、口试、上机考试、实际操作、答辩和撰写论文等多种形式进行，应保证课程评价效果。 课程考试（考查）结束后，任课教师应在三天内完成成绩评定，经系（部）主任认定后，通过学院校园网教学管理系统将成绩报教务处。
第二十条 补考与试读 考试（考查）成绩不合格的学生，按学院《学籍管理规定》进行补考，课程的补考由教务处统一组织。补考包括学期课程补考、毕业前课程补考(仅限航海类专业)和毕业后一年内的课程补考(仅限航海类专业)。 学期课程补考在每学期开学前或开学初进行。教务处于课程开设学期结束前编排《补考安排表》，内容包括补考课程名称、考试时间、考试地点和监考教师等，在学院的明显位置张贴公布，并由各系（部）通知参加补考学生。 毕业前课程补考(仅限航海类专业)在教学计划所规定的第六学期初进行，特殊情况报主管副院长批准后可提前或延迟，由学生本人提出补考申请，经系（部）审核，教务处批准，确定补考时间，并通知参加考试学生。 对于毕业前所学课程不及格，取得结业证书的学生，可在毕业半年后，一年内申请对不及格课程进行补考(仅限航海类专业)，由学生本人向教务处提出申请，教务处审核批准后，确定考试时间，通知参加补考学生，安排补考。 补考均由教务处统一组织。补考由教务处通过各系（部）确定命题教师，命题完成后，经各系（部）审核在规定的时间内交教务处，教务处负责试卷的印刷、封存和保管。由教务处落实考场，确定监考教师，按规定程序组织考试。 补考完成后由教务处指定的阅卷教师进行阅卷，并在考试后三天内将补考成绩报教务处，经教务处审核后进行公布。 按学院《学籍管理规定》，每学年第一学期不及格课程门数达留级标准的，可进行跟班试读。跟班试读由学生(仅限航海类专业)本人申请，学生家长确认，由教务处与学生签订试读协议后实施。
第二十一条 成绩统计管理 考试与补考结束后，阅卷教师按规定三天内将学生课程成绩经系（部）负责人审核后，将成绩单报教务处，期末考试课程由任课教师统计总成绩通过学院校园网《教务管理系统》向教务处传递。 教务处根据所报各课程成绩通过《教务管理系统》按学生、课程、班级等进行分类统计，并生成学生成绩单，于学期结束前通过学工处向学生发放（或邮递），同时在校园网《教务管理系统》中发布，供学生及有关教师在网上查阅，并存档。 根据学生各学期的课程成绩，教务处通过《教务管理系统》进行汇总统计，作为学生学籍处理依据。在学生毕业前，由教务处提供每个学生所有课程的《课程成绩单》，加盖教务处公章后，放入学生档案，并与《学生学籍卡》一起存档长期保存。在毕业前或毕业后，学生如有特殊情况，需要学院提供课程成绩，可向教务处提出申请，经教务处负责人批准后，由教务处向学生提供加盖教务处公章的《课程成绩单》，《课程成绩单》无公章无效。
第二十二条 外部考试管理 学院根据教学工作需要组织外部考试。外部考试范围包括：国家和省（市）教育主管部门规定的证书考试和招生考试；行业管理部门规定的职业证书考试等。学院成立考试工作领导小组，教务处为考试管理职能部门。 考试报名工作由教务处统一组织实施。教务处负责与相关考试管理部门联系确定考试时间、地点，参加相关考务会议，了解考试的要求等，并向各系（部）或有关部门发出通知。各系（部）（或相关部门）按规定组织学生办理报名手续，在规定的时间内将有关报名信息报教务处，由教务处汇总、审核后，统一向考试管理部门报名，并按规定收取考试费用，制作准考证，向考生发放。 由考试管理部门委托学院承担的考试，由学院考试工作领导小组组织实施，考试前召开考试工作协调会，传达学习考试管理部门对考试工作的要求；明确各相关部门职责；由教务处制订《考试工作安排表》，包括：主考、副主考、巡考、监考、考务和工作人员名单；考试的时间安排；考场安排等，经考试工作领导小组负责人批准后向有关部门及人员发放。 在考试前，由教务处和相关部门组织召开会议，分别对监考人员和工作人员进行培训，明确考试工作要求，并由教务处根据考场安排组织监考人员对考场进行检查，张贴考号。教务处和后勤保卫处负责试卷流转过程中的保密，按规定要求做好试卷运送，试卷在校期间，一律进入保密室，并安排二人以上24小时不间断值班。 在考试过程中，监考人员和工作人员应严格履行职责，按考试的规定要求处理各项事宜，确保考试顺利进行，如发生特殊情况，应及时向相关管理人员汇报，由管理人员提出处理意见，报主考同意后进行处理。 考试中发生的费用，在考试前由教务处做出经费预算，向学院提出签报，由院长批准后执行。 考试结束后，由教务处向考试管理部门索取考试成绩，并通过学工处向考生发放或进行发布。
第六章 学籍管理 第二十三条 编班标识 学院学籍管理实行行政班编制，根据所开设专业、班级类型统一制定班级标识，现行高职专业代码、专业名称、专业简称和代号如下：
如新开设专业或需对现有班级标识改变，应由教务处提出申请，经学院院长办公会决定后实施。 每年招生结束后，教务处根据学院招生就业中心各专业学生情况进行编班，确定编班标识，并将各班级学生名单在鹏达网公布。
第二十四条 学生注册 注册是学生取得学籍的主要标志。注册分为入学注册、学年注册和学历注册。 每年学院录取的新生须持《上海海事职业技术学院录取通知书》和学校规定的有关证件，按期办理入学手续，未经请假或请假逾期超过两周不报到者，除因不可抗力等正当事由以外，视为放弃入学资格。 新生入学后三个月内，学校按照规定对学生进行复查(包括体检复查)。复查合格者予以注册，取得学籍；复查不符合招生条件者，由学校区别情况予以处理；凡属弄虚作假、徇私舞弊被录取的考生，经查实，一律不予注册。情节严重的，报请有关部门查究。新生经体检复查患有疾病者，经学校指定的二级甲等以上医院（下同）诊断不宜在校学习的，新生可以申请保留入学资格，保留入学资格期间不具有学籍。。保留入学资格的学生，须在下学年开学前二个月向学校申请入学，经学校指定医院诊断，符合体检要求，经学校复查合格后，方可办理注册手续。审查不合格的，取消入学资格；逾期不办理入学手续且未有因不可抗力延迟等正当理由的，视为放弃入学资格。 经注册取得学籍的学生，由教务处按规定编入指定班级，确定学号。学号由学生入学时的班级代码和学生入学时所在班内号码组成。如高职航海技术专业2014级1班的第一位学生学号为： 0114101 ，学号在学生入学初编制，在校期间学号唯一，不随留级、转专业等情况变动。注册完成后，学工处为取得学籍的学生发放《学生证》。 每学期开学时，学生必须按规定日期到校注册，由学工处在《学生证》注册栏内加盖注册章，学籍继续有效。因故不能如期注册者，必须履行暂缓注册手续，未经请假两周不到校注册者，取消学籍。未按学校规定缴纳学费或者其他不符合注册条件的不予注册。家庭经济困难的学生可以通过申请贷款等方式，办理有关手续后注册。
第二十五条 学籍变更 学籍变更是指学生在校期间因各种因素导致学籍发生变化的情况。主要分为留级、转学、转专业、休学和退学等。 学生在学年内完成教学计划所规定的课程，符合学院《学籍管理制度》规定的升级条件，予以升级。对于学年课程不及格门数达到或超过留级标准的航海类专业学生，应留入下一年级学习，教务处每学年第二周以前根据学生学年成绩确定留级学生名单，编入下一年级相同专业的班级学生名册，如下一年级无相同专业时，可与学生协商进入相近专业，并通过学工处通知学生本人。如因特殊原因，学生申请留级，则由学生提出书面申请，报教务处审核后，经主管院长批准实施。 学生因特殊原因提出中断学籍进入其它学校学习，必须符合国家和省（市）教育主管部门所规定的转学条件，由本人填写《转学申请表》，报系（部）、教务处审核，院长批准，方允许按国家和省（市）教育主管部门的规定办理相关转学手续，转学完成后，取消学籍。 学生因特殊原因不适应所在专业学习，可提出转专业。转专业必须符合学院《学籍管理制度》所规定的条件，在每学年第一周前完成。由学生提出转专业申请，说明理由，并提供相关证明，填写《转专业申请表》，分别由辅导员、所在专业系（部）负责人、接收专业系（部）负责人签署意见，经教务处审核，符合条件后由分管院长签署意见，院长批准后由教务处通知学生本人，并编入新专业班级学习。如不符合条件，未获批准，由教务处通过学工处通知学生本人，并说明理由。如因学生身体条件等原因，不适应在原专业学习，学院可对其进行专业调整，由教务处将情况书面提交院长决定。由教务处向征求学生意见，编入相关专业学习，并通知有关部门。以特殊招生形式录取的学生，国家有相关规定或者录取前与学校有明确约定的，不得转专业。 学生在学期间，因特殊原因无法完成该学年的课程学习，可提出休学，休学的条件应符合学院《学籍管理制度》的规定，休学期一般以一年为限，经学校批准，可连续休学两次，累计不得超过两年。由学生本人提出休学理由，学生家长确认，并提供相关证明，填写《休学申请表》，分别由辅导员、所在专业系（部）负责人签署意见，经教务处审核，符合条件后由分管院长签署意见，经批准后由党政办公室以文件形式发布、存档，并教务处通知学生本人，学生休学期间保留学籍。学生应征参加中国人民解放军（含中国人民武装警察部队），学校保留其学籍至退役后两年。 学生休学期满后，可办理复学手续。由复学学生于学期开学前持有关证明（因伤、病休学的学生，必须由学校指定的二级甲等以上医院诊断，证明已经恢复健康，并经学校复查合格），向学院申请复学，并填写《复学申请表》提交教务处，经教务处审核后，报分管院长批准执行。教务处将复学的学生编入原专业相应的年级学习，如果该专业相应的年级没有招生，可转入相近专业学习。 学生因特殊原因无法继续完成学业，可申请提出退学。退学由学生本人提出书面申请，家长签字确认，填写《退学申请表》，经辅导员、系（部）负责人、教务处分别签署意见后，报主管院长批准。经院长办公会讨论通过后由党政办公室以学院文件形式发布，并存档。同时由教务处向退学学生发《退学证明》，学生凭《退学证明》及教务处有关通知到财务处结算相关费用。未经学校批准，擅自离校的学生不发退学证明。 根据学院《学籍管理制度》规定，对于在学期间由于疾病、长期旷课和违纪等原因符合退学条件的学生，学院可令其退学，由学工处、教务处提出退学处理意见，经主管院长批准，院长办公会议讨论通过后由党政办公室以学院文件形式发布，并存档。 第二十六条 学业证书管理 取得学籍的学生，根据学院《学籍管理制度》规定，在离校前应取得相应的学业证书。学业证书包括毕业证书、结业证书和肄业证书，教务处负责学业证书管理。 具有学院学籍的学生，毕业前完成专业教学计划规定的全部课程，经考核合格，并通过思想品德和健康状况的鉴定，应取得毕业证书。每年六月份，教务处汇总毕业班学生全部课程成绩；学生工作处签署学生思想品德鉴定意见；由教务处根据学生毕业条件确定毕业学生名单，经院长批准后，报市教育主管部门备案，并领取毕业证书。在学生毕业前，教务处根据毕业生名单，组织填写毕业证书，报党政办公室，经院长批准，加盖学院公章和院长签名章。在学生办理毕业离校手续后，统一向毕业生发放，并做好发放记录。 毕业前已完成专业教学计划规定的课程，课程成绩未全部通过考核或由于其它原因不符合毕业条件的学生，由教务处办理学院统一制作的结业证书，经院长批准，由党政办公室加盖学院公章，向结业学生发放。 取得学籍一年以上，未完成学业中途退学的学生，可办理肄业证书，由教务处在学生办理退学手续后发放。 因课程成绩不及格取得结业证书的学生，在半年后一年内，可向学校申请对不及格课程补考，补考合格后换发毕业证书，毕业时间按发证日期为准。 毕业、结业、肄业证书遗失或者损坏，由本人向学院党政办公室申请，经核实后由学院出具相应的学业证明。学业证明与原证书具有同等效力。
第七章 教材管理 第二十七条 教材的选用与购置 教材是教师从事教学工作的主要资料,各系(部)负责组织教师选用教材。 每学期结束前一个月，各系（部）根据教学计划安排的课程，提出预订教材清单，报教务处，由教务处负责订购。各计划外教材或因教学计划调整而需补订的教材，在开课前二周内到教务处办理补订手续。 根据教务处下达的《学期教学实施计划》和《教材库存清单》，各教研室组织任课教师讨论，经教研室主任和系（部）负责人审定后确定每门课程使用教材，在规定的时间内报教务处。《学期教学实施计划》中应填写书名、作者和出版单位等相关信息。 教务处根据《学期教学实施计划》，编制详细的教材购置计划，经教务处负责人批准后实施。每学期结束前两周，教务处与相关书店、出版社联系预订教材，学生可自行购买教材或委托学校购买。如委托学校代购，教材购入后，经核对无误后，教务处填写《教材采购报销单》，到财务处办理报销手续。凡未经教务处同意，教师自己订购的教材，教务处一律不负责其经费的报销。 第二十八条 教材的编写 教材编写是教师的一项重要的教学基础工作，学院鼓励教师参加教材编写工作。教材编写分为外部教材编写和学院自编教材。 外部教材编写主要是指教师承接的校外教材管理和出版部门的教材编写任务。任课教师在接到外部教材编写任务后，即担任教材主编、主审和参编等，应将相关任务书（或复印件）报教务处备案。教师参加外部教材编写的费用由相关出版单位负责，学院不再另行提供。 学院自编教材包括学院根据教学需要，由本院教师编写的教材（讲义）、实训（实习）指导书、习题集等。教材编写由系（部）提出，报教务处审核，分管院长批准。教务处向主编教师下达教材编写任务书，任务书中应明确教材名称、主编和参编名单、教材字数和完成日期等。教材编写工作完成后，应将教材原稿及电子文稿报教务处，由教务处组织相关人员评审，评审通过后由教务处统一安排印刷出版。教材出版后，由教务处根据学院教材管理规定结算相关编写费用。由学院安排通过校外出版社公开出版的教材，编写费用由出版社负责。 第二十九条 教材的领用和发放 教材的领用和发放，应严格按规定程序进行，学院各类教材的发放由教务处负责。教材发放范围包括担任该课程的任课教师、参加该课学习的学生和学院批准发放的相关人员。 任课教师在开课前，凭《教师授课任务书》可提出教材领用申请，须经教研室主任审核，由教务处出具《教材领用单》，到书库领取教材。 学生教材发放，在开学前，由教务处根据《学期教学实施计划》中所列教材名称及册数，以书面形式通知书库负责人，由书库备好教材，由各班级辅导员负责，以班级为单位，统一到书库领取，向学生发放，并做好记录。 学期中，学生需增领教材，由任课教师填写《发放学生教材申请单》，经系（部）主任同意，教务处主任批准后到书库领取教材。教务处每学期安排固定时间为学生办理购买教材事宜，需要购买教材的学生到教务处登记并办理相关手续。 学期末，教务处结算学生教材使用情况，填写《代办费结算单》报财务处。
第八章 教学档案管理 第三十条 教学档案管理 教学档案是学院教学实践和教学管理工作的文书记载。各教学部门应把教学档案工作作为一项重要日常工作布置落实，教务处为教学档案（资料）的职能部门。 教学档案范围及内容应包括： （1）工作计划：学期工作计划、教研室工作计划、教学实施计划。 （2）工作总结：教务处工作总结、系（部）工作总结、教研室工作总结。 （3）期中教学质量检查：质量检查计划、教研室小结、系（部）小结、教务处小结。 （4）常规管理表：教学运行表（进度表、总课表、教师一览表、教师安排），教学进度：教师教学进度计划汇总、实验（实习）使用计划、授课任务书：授课任务通知书、兼职外聘教师业务登记表、教师业务档案、调课申请单、临时调课通知、教师工作量、日常教学巡视表。 （5）考务工作：考试命题通知、教师命题计划表、试卷命题审核表、试卷印制流程表、期末日程安排、考试日程安排、补考日程安排、考场记录。 （6）学籍：大专成绩登分表、班级总成绩单、成绩分析表。学生总名册及按专业、教学班分类的自然情况登记表；学生学籍卡；在校学生变动统计情况及留级、休学、复学、退学、转学、转专业等原始材料和文件；各教学班各课程的学生成绩登记表。 教学档案实行分级管理。学院档案室负责全院教学档案的归档验收和管理工作，按学院档案管理相关规定和归档范围，教务处每年将有关教学档案向学院档案室归档；教务处每学期分类整理一次教学档案，并按规定要求归档保存；各系（部）要指定专人兼任档案员，按教学档案的归档范围及时做好相关资料的收集、汇总、筛选、整理、编目造册和归档移交等各项工作，保证教学档案的完整、正确和规范。教务处每年定期检查教学档案的情况。
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