关于印发《上海海事职业技术学院合同管理办法》的通知

各部门：

《上海海事职业技术学院合同管理办法》经上海海事职业技术学院2024年第10次院长办公会审议通过，现予以发布，本办法自发布之日起施行。原《合同管理办法》（沪海职院〔2018〕46号）同时废止。

附件：上海海事职业技术学院合同管理办法

（此页无正文）

上海海事职业技术学院

                                 2024年5月28日

上海海事职业技术学院

合同管理办法

第一章 总则

第一条  为加强和规范上海海事职业技术学院（以下简称“学院”）合同管理程序，保证依法订立、履行、变更和解除合同，防范合同法律风险，维护学院合法权益，根据我国相关法律、法规和《中国远洋海运集团有限公司合同管理规定》《中远海运人才发展院合同管理办法》的规定，结合学院实际情况，制定本办法。

第二条  以上海海事职业技术学院名义对外订立的合同均适用于本办法。

第三条  本办法所称合同特指经济合同，是指学院作为一方主体与中远海运集团内外其他法人、组织、自然人之间为设立、变更、终止民事权利义务关系达成的协议。

劳动合同、员工借调合同、学院与所属部门/单位之间签署的合同不适用本办法。

第四条  本办法适用于以学院名义签订的下列各类合同：

（一）买卖合同；

（二）委托合同；

（三）承揽合同；

（四）建设工程合同；

（五）技术合同；

（六）融资租赁合同；

（七）租赁合同；

（八）供用电、水、气、热力合同；

（九）运输合同；

（十）仓储合同；

（十一）保管合同；

（十二）物业服务合同；

（十三）赠与合同；

（十四）行纪合同；

（十五）居间合同；

（十六）借款合同；

（十七）其他合同或协议。

第五条  学院合同承办部门、法律与风险管理部、财务管理部、纪委工作部等按照本办法的规定履行职责。

第二章 合同管理部门及其职责

第六条  学院有关部门按其分工和部门职责分别履行合同的管理职责。法律与风险管理部为合同综合管理部门，合同的业务部门为合同承办部门。

第七条  合同承办部门履行以下管理职责：

（一）合同立项与合同相对方的选择；

（二）核验对方当事人的主体资格，开展充分的资信调查，并保留对方提供的相应证明材料（原件或复印件）；

（三）具体负责组织或实施合同项目的谈判，必要时提请学院法律顾问进行审核并提出意见；

（四）拟定合同文本，保证合同的可行性、合法性和有效性；

（五）负责合同文本的审核会签流转，凭《合同订立审批流转单》办理合同专用章使用手续；

（六）监督、组织合同的履行，妥善处理合同履行过程中出现的异常情况，在履行期间发生合同纠纷要及时向有关部门和分管院领导报告，避免发生损失；

（七）整理保存合同履行过程中的各类函件、单证单据、会议纪要等材料。

（八）指派专人负责本部门承办合同履行情况的跟踪分析和统计，管理本部门的合同副本（含电子档）并及时归档；

（九）其他相关职责。

第八条  法律与风险管理部为合同归口主管部门，履行以下管理职责：

（一）建立健全学院合同管理制度，监督、检查、考核合同管理情况，提出强化合同管理的持续改进措施；

（二）参与重大合同的论证、谈判、审查、签订及合同纠纷的处理；

（三）根据承办部门的请求，安排学院法律顾问参与合同的审核并出具法律意见；

（四）依本办法规定审核合同并出具法务审核意见；

（五）协助有关部门制订合同示范文本（条款）；

（六） 负责合同专用章的管理和使用，负责合同统一编号；

（七）对合同订立、履行、变更、解除等事项实施检查；

（八）其他相关职责。

第九条  财务管理部履行以下管理职责：

（一）审核合同中的财务收支事项是否符合国家财经法规、中远海运集团和学院财务管理制度；

（二）审核合同的经济可行性及经费来源；

（三）按照合同约定办理收支事项；

（四）其他相关职责。

第十条  纪委工作部履行以下职责：

（一）对合同订立、履行、变更、解除等事项实施监督；

（二）负责对合同办理的程序及相关当事人行为的合法性、合规性、真实性进行监督检查。

第三章 合同的订立

第十一条  签订合同必须遵守《中华人民共和国民法典》和国家其他有关法律法规，合同应当以书面形式订立。任何部门和个人不得以口头形式达成各类合同、协议等。

书面形式是合同书、信件、电报、电传、传真等可以有形地表现所载内容的形式。以电子数据交换、电子邮件等方式能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为书面形式。

第十二条  订立合同应当遵守平等互利、协商一致的原则，保证合同的主体、内容、程序合法。合同一般应具备下列主要条款：

（一）当事人的名称(或姓名)和住所；

（二）标的；

（三）数量、质量；

（四）价款、酬金及结算方式；

（五）履行的期限、地点、方式；

（六）根据法律和合同的性质以及当事人一方要求必须订立的条款；

（七）双方权利义务及违约责任；

（八）保修条款(含维修金额等)；

（九）合同签订的时间、地点；

（十）通知与送达；

（十一）解决争议的方法；

（十二）反商业贿赂条款。

第十三条  合同承办部门应当根据合同项目内容指定合同承办人，承办人对合同订立、履行的程序和执行情况全过程负责，合同承办部门对合同的立项、审核、报批、结算、备案、事后检查各个环节按程序办理，严格制度、分工负责，确保合同完整、准确。合同承办人员在工作中，必须坚持原则，遵纪守法，杜绝各种不正之风，维护国家和学院的利益。在保证质量、工期、售后服务等情况下，择优选用，尽量节约资金。

第十四条  根据合同条款的形成方式，合同分为标准合同（合同示范文本）、范式合同和议定合同。

标准合同（合同示范文本），是政府、非政府组织、行业协会等机构发布，供市场主体自愿使用的合同。

范式合同，是结合生产经营实际，按照本办法确定的程序制定，重复使用于某类具体业务的合同。

议定合同，是各单位在标准合同、范式合同之外，与相对方协商一致达成的合同，包括对标准合同、范式合同的部分条款进行变动后达成的合同。

第十五条  对于学院大量使用的合同，优先采用人才院范式合同。人才院范式合同不适用的，由承办部门、法律与风险管理部、财务管理部和纪委工作部制作范式合同。

范式合同由承办部门牵头，法律与风险管理部、财务管理部和纪委工作部等部门组成起草小组，在充分征求意见的基础上，起草小组拟定范式合同申报稿，由承办部门以签报形式通过会签审批。经学院审批后的范式合同文本原则上应优先采用。

第十六条  承办部门在签订合同时，必须严格注意下列事项：

（一）依照相关规章制度慎重选择合同相对方，需进行比选或采用招标方式的，应当严格执行；

（二）对方当事人主体资格审核，包括：是否具有法人资格、经营范围、履约能力、资信情况、委托代理权限等，并收集、取得和保管相关证明文件，以防风险；

（三）应当力求由己方或以己方为主拟定合同文本，并优先使用范式合同文本。合同文本应当格式规范，条款齐备，权利义务设定全面、清晰、明确、具体，避免出现合同漏洞和理解上的歧义。争议解决、管辖和法律适用条款应当尽可能有利于维护本方权益；

（四）对对方提供的合同内容进行审核，包括合法性、可行性、严密性、规范性；

（五）重大合同签订前承办部门应根据实际情况请学院的法律顾问对合同进行全面审核；

（六）工程项目类合同要严格控制预付款比例和进度款的支付。合同支付条款中应严格控制预付款比例和各重要进度节点款项支付比例。预付款一般不得超过合同造价的30%，项目竣工决算（结算）审计前，土建、安装、水暖电工程款项的支付金额一般应控制在合同造价的80%以内，装饰、维修、技改工程一般应控制在合同造价的70%以内，甲供材料款的支付应控制在割算款额的90%。其他采购（招标）项目完工验收合格前付款金额应控制在合同价的70%以内，招标项目结算审计前应控制在合同造价的80％以内。

特殊情况若需突破上述付款比例的，在合同评审时提请评审人员关注。

第十七条  签订重大合同时，合同承办部门应邀请招标管理部门、财务管理部、法律与风险管理部等共同参与合同谈判。必要时聘请外部专家，需形成合同谈判记录，并对谈判过程中涉及到的重大问题进行汇报和请示。本办法中的重大合同是指具有下列情形之一的合同：

（一）合同标的额为50万元及以上的合同；

（二）对学院改革发展及合作办学等有重大影响的合同。

第十八条  合同承办部门应先将拟送审的合同主要内容向财务管理部、纪委工作部、法律与风险管理部等相关部门征求意见，根据相关部门的意见并与合同相对人沟通后进行修改，形成送审合同文本。

第十九条  合同承办部门送审合同时需要填制《合同订立审批流转单》（以下简称“审批流转单”），合同文本及附件、订立合同的背景材料（如有）、外部专家意见（如有）、法律顾问审查并出具的书面法律意见（如有）等，作为审批流转单的附件，送财务管理部、纪委工作部、法律与风险管理部等审核并签署意见。送审合同为附属性合同的（如担保合同），应一并提交主合同。

第二十条  合同经相关部门审核后提请分管院领导审核，院长审批。

第二十一条  院领导签署审批意见后的审批流转单和合同文本作为合同订立和加盖合同专用章的依据，由法律与风险管理部留存归档。

第二十二条  合同应由法定代表人或具有合法授权的签约代表人签署。

第二十三条  学院各职能部门不得以自身的名义对外签订合同、变更合同和解除合同。

第二十四条  法律与风险管理部负责合同专用章的管理和使用，对外签署合同应加盖学院合同专用章。合同承办部门根据流程申请盖章，经法律与风险管理部查验后盖章。特殊情况需加盖学院公章的合同，按学院规定的程序办理用印手续。

第二十五条  法律、法规规定或学院认为需要公证的合同，合同签订后承办部门应及时办理相应的公证手续。

第二十六条  合同的变更、解除、续签应当按照签订合同的程序办理。

第四章 合同的履行

第二十七条  合同生效后，合同承办部门应严格依照合同约定，全面履行合同，维护学院的合法权益和信誉，同时督促对方当事人按照约定及时、全面、实际地履行合同，包括履行合同约定的通知义务。

第二十八条  合同承办部门负责汇报、请示合同履行中出现的问题和争议。

履约过程中若由于采购数量、价格变化等导致超过合同金额的，须书面说明原因并报分管校领导审核同意。资金列入学院年度投资预算的，当超过合同金额10%且超过部分大于2万元时，还应经院长办公会审议批准；资金未列入学院年度投资预算的，当超过合同金额10%时，应履行“三重一大”决策程序。

图书、教材、药品、车辆租赁等需分批次采购的可按约定单价和实际采购数量分批次办理结算付款手续。

施工类合同如因超出合同约定范围施工等因素导致合同价款变化的需补签合同（协议）。如仅因人工费政策性调整、材料价格上涨等因素导致合同价款变化的可不补签合同（协议）。

第二十九条  合同承办人及其他相关人员应当保守合同所涉及的商业秘密、技术秘密和其他保密信息。

第三十条  法律与风险管理部有权随时了解合同履行情况并提出相关意见和建议。

第三十一条  履行合同时应注意下列事项：

（一）对标的物的数量和质量应当先验收，后付款；

（二）预付款和进度款的支付，应当严格按照合同的约定条件和金额进行支付，不得无故提前支付或延后支付；

（三）合同变更或解除应当由承办部门提出，按合同签订时的审批权限和流程进行审批后登记备案；

（四）经过公证的合同，在双方达成变更或解除协议后，应报原公证机关备案；

（五）接到对方当事人提出的变更或解除合同建议后，合同承办部门应立即研究、请示，尽快予以答复，一般情况不宜超过15日（法律、法规或合同另有约定的除外），逾期答复，造成学院利益损害的，具体责任人应承担相应的责任；

（六）变更或解除合同的建议或答复，一律采用书面形式，并将能证明双方函电往来及内容的凭证归档存查。

第五章 合同的变更和解除

第三十二条  在合同订立后履行完毕之前，经双方当事人协商一致可以变更合同。

第三十三条  变更合同一般采取签订补充协议的方式进行。补充协议的签订按照订立合同的程序办理。

第三十四条  如果涉及实质内容变更，或变更内容较多，经双方当事人协商一致也可以重新订立合同。在重新订立合同前应先将原合同解除。

第三十五条  在合同订立后履行完毕之前，双方当事人协商一致不再履行合同的，可以解除合同。

第三十六条  解除合同可以采取原合同作废处理或签署解除合同协议书两种方式进行。

第三十七条  采取将原合同作废处理的方式解除合同是指尚未履行的合同。将原合同作废处理时，合同承办部门应确保原合同全部收回。由合同承办部门提出申请，经过会签程序审批后，将原合同作废处理。

第三十八条  被作废处理的合同应由法律与风险管理部加盖“作废”印章后销毁，并出具销毁通知单作为合同承办部门不向档案管理部门提交作废合同归档材料的依据。

第三十九条  采取签署解除合同协议书方式的，解除合同协议书按照合同订立程序办理，解除合同协议书中应包含所解除合同的当事人信息（当事人名称或姓名、当事人住址、当事人身份证号码等）、合同编号、合同的签署时间、解除的原因等内容。

第六章 合同纠纷处理

第四十条  合同纠纷处理的责任部门为合同承办部门。

第四十一条  合同履行期间，合同承办部门发现存在重大争议或可能发生纠纷的情况，应当在第一时间通知财务管理部、法律与风险管理部和其他相关部门，并向分管院领导汇报。合同承办部门应组织学院相关部门研究并提出解决方案，及时解决问题。法律与风险管理部可视情请学院法律顾问参加合同纠纷的处理。

第四十二条  发生合同纠纷时，合同承办部门应首先采用协商、调解方式解决。协商或调解能够达成一致意见的，应依合同订立程序订立新的书面协议（补充协议或和解协议），并依其执行。如协商不成，合同承办部门可代表学院，向合同约定的仲裁机构申请仲裁，或在法定的诉讼时效期间内向有管辖权的人民法院起诉。合同纠纷处理完毕，应及时将有关材料归档存查。

第四十三条  合同出现纠纷时，合同承办部门和各有关部门应当注意证据的收集和保全，并应主动、及时地向学院提供全面、完整的资料，不得故意隐瞒或遗漏。

收集的证据主要包括：

（一）合同文本，包括附件、变更或解除的协议、有关电报、传真、信函、图表、视听资料、计算机软件、电子邮件、电子单证等；

（二）有关的数据、票证； 

（三）质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等；

（四）证人证言；

（五）其他有关材料。

第四十四条  合同纠纷的处理，应特别注意下列问题：

（一）在证据可能丢失或以后难以取得的情况下，及时采取证据保全措施；

（二）发现对方当事人或利害关系人有可能隐匿、转移财产将使已方权利难以实现时，应及时向法院申请财产保全；

（三）在诉讼时效期间内及时主张权利（如起诉、申请仲裁或向义务人行使请求权），以防诉讼时效终止；

（四）做好每起合同纠纷的情况记录，以备查考。

第四十五条  合同承办部门应及时将纠纷处理涉及的重要事项通报各相关部门，并向分管校领导汇报。

第四十六条  对方当事人逾期不履行已发生法律效力的调解书、仲裁裁决书或判决书，合同承办部门应及时依法向人民法院申请强制执行。

第四十七条  合同纠纷处理完毕，合同承办部门应协助学院建立诉讼、仲裁案卷，以备查考。

第七章 合同的编号和归档

第四十八条  法律与风险管理部负责对学院签署的合同进行统一编号。

第四十九条  学院留存合同正本一份、副本若干，其中合同正本由法律与风险管理部归档，合同副本（含电子版）由承办部门备案。

第五十条  学院实行合同信息化管理，合同承办部门要留存合同电子文件。

第五十一条  合同作为学院对外经济活动的重要法律依据和学院内部明确职责的凭证，有关人员应保守合同秘密，妥善保管与合同有关的资料，包括与其有关的文书、图表、传真件等资料，所有合同资料应符合学院档案管理的要求，并及时按规定归档。

资信证明文件、授权委托书、判决书和仲裁裁决书等相关文件（如有）应与合同一并归档，不得随意处置、销毁、遗失。

第八章 责任与奖惩

第五十二条  法律与风险管理部负责对各部门合同承办、履行和管理情况进行监督检查和考核。

第五十三条  法律与风险管理部对各部门经检查发现具有下列情形之一的，应向被检查部门出具检查意见书；造成重大经济损失或其他严重后果的，报学院分管领导批准后按照有关规定查处；涉嫌构成犯罪的，由司法机关处理：

（一）不按本办法规定程序订立、变更、履行或解除合同的；

（二）因过失或疏忽造成合同文本及相关重要法律文件丢失的；

（三）提供虚假资料的；

（四）不按合同履行的；

（五）发生争议后，隐瞒或不及时向有关部门、学院分管领导汇报或不及时采取措施的；

（六）越权处理合同事宜、未及时汇报情况和应当或可以追究对方违约责任而擅自放弃权利的；

（七）在合同订立和履行当中，失职、渎职或以权谋私，与对方或第三人恶意串通、收受贿赂或使用其他非法手段损害学院利益的；

（八）泄漏合同意向、商业秘密或其他相关保密信息的；

（九）利用合同进行涉嫌犯罪活动的。

第九章 附则

第五十四条  本办法由法律与风险管理部负责解释。

第五十五条  本办法自发布之日起施行。

第五十六条  上海海运学校参照本办法执行。