文件控制程序

1目的

控制与质量体系有关的文件，确保各有关场所使用适用文件的有效版本。

2适用范围

适用于与质量体系有关的内外部文件和资料的拟制、审批、发布、识别、标识、流转、使用、保管、更新、作废和归档等过程控制。

3职责

3.1最高管理者负责批准、发布质量体系文件。

3.2管理者代表负责组织编写质量手册、程序文件、规范性文件和管理性文件等质量管理体系文件的更改。

3.3质量管理办公室负责质量体系文件的发布和管理。

3.4行政事务部负责质量体系文件上网。

3.5教务部负责教学文件的拟制与管理。

3.6培训部负责船员培训文件的拟制与管理。

3.7学工部负责学生工作文件的拟制与管理。

3.8行政事务部负责外来文件收文，确定发放范围，负责归档和保管。

3.9人力资源部负责人事文件的拟制与管理。

3.10教学管理部负责科研文件的拟制与管理。

3.11后勤保卫部负责后勤与保卫文件的拟制与管理。

3.12各部门负责相关专用管理文件的使用和保管。

4工作程序

4.1文件分类及编号

4.1.1受控文件包括：

a质量体系文件：质量手册、程序文件、业务指导书、岗位规范及管理性文件；

b专业人才培养方案、课程教学标准（大纲）、实验和实习大纲（指导书）；

c各类训练考核标准；

d教师授课计划、课程表；

e外来船员教育和培训方面的文件；

f其他与质量体系有关的行政管理工作文件。

4.1.2质量管理办公室制定《质量体系文件编码规则》。

4.1.3质量管理办公室编制程序文件、业务指导书和岗位规范清单。

4.1.4质量管理办公室控制管理性文件的使用，对管理性文件编号，并编制清单。受控文件加盖标识。

4.2文件编写

4.2.1管理者代表组织编写质量手册、程序文件、规范性文件和管理文件。

4.2.2质量管理办公室负责质量体系文件的发布和管理。

4.2.3教务部组织编写中、高职学历教育教学文件，包括专业人才培养方案（专业教学标准）、课程教学标准、实习大纲、各类训练考核标准、教师授课计划及总课程表等。

4.2.4培训部向质量管理办公室提出新增“船员培训项目”业务指导书编写的书面申请，经同意后编写相关船员培训项目业务指导书。已取消的“船员培训项目”及相关文件由培训部提出申请予以废止相关文件。

4.2.5培训部组织编写有关船员培训的教学计划、教学大纲等。

4.2.6学工部编写学生管理方面的工作文件，包括日常管理、学生档案等。

4.2.7教务部负责制定学生注册与学籍、毕业证书发放管理工作。

4.3文件审批与发布

4.3.1质量手册由管理者代表审核，最高管理者批准发布。

4.3.2程序文件由各相关部门负责人、质量管理办公室主任会签和管理者代表审核后，由最高管理者批准发布。

4.3.3业务指导书由各相关部门负责人和质量管理办公室主任会签，经分管领导审核后，由最高管理者批准发布。

4.3.4管理性文件按行政颁文程序发布，纳入体系文件的管理性文件由质量管理办公室编号。

4.3.5有关教学和学生管理工作文件由教务部（或培训部）、学工部负责人审核，分管领导批准；其他与教育培训有关的管理文件按照《公文处理业务指导书》办理。

4.3.6质量体系文件经批准后，由质量管理办公室编号。

4.3.7质量管理办公室根据文件修改情况，实时记录《受控文件清单》。

4.4文件发放与领用

4.4.1受控文件由文件管理部门负责人或分管领导批准后，按发放范围发放。

4.4.2受控文件发放方式和范围：

a质量体系文件由质量管理办公室向行政事务部递交电子版，由行政事务部及时上网。质量管理办公室应保存质量体系文件的副本，同时向海事管理机构呈报；

b其他质量文件通过校园网发布或发放至有关的部门和人员。

c外来文件由行政事务部收文、登记、保管、归档，由质量管理办公室向行政事务部递交电子版，由行政事务部及时上网。

4.4.3受控文件非经批准，一律不准打印、复制和外传。

4.4.4质量体系文件在校园网发布后，由质量管理办公室通过学院主页《公告》栏向各受控部门发出公告。

4.4.5其它受控文件发放和领用须签署《质量文件发放/领用记录表》，文件须编制分发号，以便于追溯。

4.5文件修改

4.5.1文件需要修改时，应由文件修改提出人或部门负责人填报《文件修改审批表》，说明修改原因和修改内容，对重要的修改还应附有充分的依据。

4.5.2文件修改审核人为原审核人。当原审核人不在职时，由其接替者审核。

4.5.3文件批准修改后，由文件管理部门实施更改，并及时在校园网上发布。

4.6文件换版与作废

4.6.1当质量体系外部因素发生较大变动时，应对质量手册进行换版。质量手册换版应重新批准和发布，撤回旧版，版号升级，修改状态恢复到初始状态，并保证其他文件与质量手册相协调。

4.6.2文件经多次修改或文件需进行大幅度修改时应换版。作废原版文件，换发新版文件。

4.6.3作废的文件由质量管理员按《质量文件发放/领用记录表》收回并记录，加盖“作废”标识，经文件管理部门负责人批准后统一销毁。

4.7文件管理

4.7.1质量管理办公室是质量体系文件的管理部门。

4.7.2各部门指定专人，负责本部门质量文件管理。

4.7.3质量管理办公室质量管理员应将已生效的所有质量文件，编入《受控文件清单》。各部门文件管理员应将已收到的质量文件编入《质量文件收文清单》。存入U盘的文件应以书面形式列出目录，标明存贮位置，作好备份，以防数据损坏。

4.7.4质量管理办公室负责质量文件和资料归档管理。

4.7.5已归档文件借阅须质量管理办公室主任批准。借阅者应在规定的日期内归还文件，逾期不归还由文件管理员督促收回。

4.7.6文件管理员在每次内部审核前须全面检查各类在用文件的有效性及完整性，发现问题及时报告和处理。质量管理办公室负责督查实施。

4.8外来文件控制

4.8.1学院接收外来文件的主要途径是行政事务部。各有关部门如果获取或收到外来文件，应及时转行政事务部通过OA平台流转。行政事务部收到外来文件后，扫描成电子版上传至OA平台上进行登记流转。直接引用的各类外来文件，由行政事务部主任签发和分管领导批准后方可使用。有关实施程序见《公文处理业务指导书》和本程序4.5、4.6、4.7。

4.8.2质量管理办公室每年初核查各部门所使用的有关船员教育和培训方面国家和国际有关法规、公约及上级主管机关等外来文件是否是有效版本，及时更换过期文件。

5相关和支持性文件

《中华人民共和国船员培训和船员管理质量管理规则》

《文书档案管理业务指导书》SMA/C/01-02

《公文处理业务指导书》SMA/C/01-01

《质量体系文件编码规则》SMA/C2-08-01

6质量记录

《质量文件发放/领用记录表》QR/08-01

《质量体系文件会签表》QR/08-09

《文件修改审批表》QR/08-10

《受控文件清单》QR/08-11

《文件借阅审批表》QR/08-12

《文件借阅登记表》QR/08-13

《文件作废通知单》QR/08-14

《质量文件收文清单》QR/08-15

《文件审核表》QR/08-16