质量记录控制程序

1目的

对体系运行过程中产生的记录进行控制，以提供质量管理体系有效运行的证据,保证船员教育和培训质量活动具有可追溯性。

2适用范围

适用于体系运行相关质量记录的形式、标识、记载、保存、检索等过程的控制。

3职责

3.1各部门负责相关质量记录编制、填写、收集、保存及归档。

3.2质量管理办公室负责质量记录表式登记编码、更改、处理控制和质量体系运行质量记录管理。

3.3质量记录填写人员对所记录的每一个数据和文字负责。

4工作程序

4.1质量记录分类和范围

4.1.1质量记录分以下八类：

a行政管理质量记录；

b员工管理质量记录；

c教学实训质量记录；

d船员培训质量记录；

e学生管理质量记录；

f资产与后勤质量记录；

g信息图文管理质量记录；

h质量体系管理质量记录。

4.1.2质量记录范围是：

a教学与训练过程中的质量记录；

b教务管理过程中的质量记录；

c教师和管理人员聘任、考核及培训记录；

d学员试卷、成绩、奖惩及学籍处理等记录；

e行政管理过程中的质量记录；

f体系审核、纠正中的各种记录；

g其他符合《船员培训和船员管理质量管理规则》要素的各种记录。

4.1.3质量记录的媒介形式为表格或文稿形式，用纸质、电子媒介及音像制品等保存。

4.2质量记录表式编制与审定

4.2.1有关部门根据工作需要拟制质量记录表式草案。

4.2.2新拟制的质量记录表式草案，经部门负责人和分管领导签批，交质量管理办公室登记编码后，成为正式表式使用。

4.3质量记录标识和编目

4.3.1每一质量记录表式以其唯一编码作为其标识。

4.3.2质量管理办公室质量管理员根据第4.1.1条的分类，制定《质量体系文件编码规则》确定其编码。

4.3.3质量管理办公室编制质量记录目录，由行政事务部负责上网，对在用表式实施状态管理，供各部门检索使用。

4.4质量记录产生与填写

4.4.1质量记录由各部门根据部门职责范围和岗位规范，依据体系文件，从学院有关网页下载表式填写使用。

4.4.2填写要求

a质量记录的字迹应清晰，数据和内容应真实，按表式设置的栏目正确填写，不得用修正液涂改，删除部分可用线条划痕，并清晰可辨原内容。文字表达准确、简练；手续完备。

b记录者应签名，并有具体的日期可追溯。

c质量记录应做到及时填写，避免事后追记，影响准确性。

4.5质量记录收集与归档

4.5.1各部门应根据部门职能要求做好质量记录收集、整理及保管等工作，在质量检查和验证时，能方便、完整及时地提供。

4.5.2质量管理办公室对质量体系运行相关的质量记录实施管理。

4.5.3质量管理办公室确定质量记录归档范围和类别。

4.6质量记录查阅与借阅

4.6.1查阅与借阅已归档的质量记录，根据档案管理制度规定办理查、借阅手续。

4.6.2院外单位因工作需要查阅未归档的质量记录，经保管部门负责人和行政事务部主任同意，可在保管部门查阅。

4.6.3所有质量记录一律不外借。

4.6.4院内各部门因工作需要查阅或借阅未归档的质量记录，经保管部门负责人同意，可以查阅或借阅。

4.7质量记录表式更改或取消

4.7.1质量记录表式需更改时，由质量记录表式原编制部门提出更改草案，经部门负责人和分管领导签批后，由质量管理办公室管理员予以更改登记。

4.7.2质量记录表式更改后，质量管理办公室及时通知行政事务部上网更新。

4.7.3质量记录表式因故作废，可由原编制部门提出作废意见，经部门负责人，分管领导签批后，由质量管理办公室质量管理员及时通知行政事务部上网予以取消。

4.8质量记录贮存

4.8.1质量记录保存，应有专人专柜，便于检索，并做好防火、防虫（鼠）、防潮等工作。

4.8.2采用电子文档的质量记录，也应有相应的贮存条件，做好防潮、防压、防磁，以免原始数据损坏，做好备份，防止贮存内容丢失，并以书面形式列出目录，标明存贮地点。

4.8.3质量记录保存期

    归档的质量记录保存期按相应的档案管理规定执行。其它未归档的质量记录保存期限根据表式注明的保管期限保存。

4.9质量记录处理

4.9.1已超过保管期质量记录，可剔除处理。

4.9.2在保管期内，但却无查考价值的质量记录可销毁。由部门管理人员填写《质量记录销毁审批表》，经部门负责人、质量管理办公室主任、分管领导审批后，予以销毁，部门负责人应指定专人监销。

5相关和支持性文件

《质量体系文件编码规则》SMA/C2/08-01

《文书档案管理业务指导书》SMA/C/01-02

《科技档案管理业务指导书》SMA/C/01-03

《学生人事档案管理业务指导书》SMA/C/05-01

《教师业务资料管理业务指导书》SMA/C/02-07

6质量记录

《质量记录目录》QR/08-02

《质量记录查/借阅审批表》QR/08-03

《质量记录查/借阅登记表》QR/08-04

《质量记录表式更改或取消审批表》QR/08-05

《质量记录表式更改或取消通知单》QR/08-06

《质量记录销毁审批表》QR/08-07

《质量记录表式审批表》QR/08-08