文献资料管理程序

1目的

为学院教育、教学、科研及培训提供所需文献资料。

2适用范围

适用于文献资料采集、分编加工、保管及流通等。

3职责

3.1教学管理部（信息图文中心）负责各类文献资料采集、分编、加工、保管及流通。

3.2各部门提出文献资料需求意向。

3.3培训部根据开办项目、开班规模提出法规和技术资料需求意向。

3.4财务部负责监督文献资料经费使用。

4工作程序

4.1采购

4.1.1教学管理部（信息图文中心）根据政府教育主管部门要求、海事主管机关要求和学院教育、教学、科研及培训需要，拟定图书资料年度经费预算，编制《年度图书资料采购计划》《年度报刊杂志预订审核表》，报分管副院长审核、院长审批。

4.1.2各系部根据需要提出《图书资料请购意向表》，由教学管理部（信息图文中心）根据学院核定的图书资料年度经费预算和《年度图书资料采购计划》，经平衡、去重后组织实施。

4.1.3阅览室管理员根据学院核定的图书资料年度经费预算和《年度图书资料采购计划》《年度报刊杂志预订审核表》，拟制年度报刊杂志预订目录，由图书采购员根据当年发行目录审核汇总，教学管理部（信息图文中心）将核准的预订目录，报分管副院长审批。

4.1.4文献资料的采购可通过正规的图书资料供应渠道实施采购，并获得相关数据。新购书刊送达到馆，应会同相关人员验收。

4.1.5图书采购员负责做好图书总括登记，并按季向财务部报图书资料财产账。

4.2分编、加工与典藏

4.2.1图书分编员配合采购员进行新书验收；负责新书的分类编目、加工、典藏和目录管理；并负责做好图书个别登录工作。

4.2.2阅览室管理员对本室新进期刊、资料、电子读物等予以签收；负责期刊、资料、电子读物等的分编、加工和目录管理；并负责做好期刊资料登录和电子读物登记工作。

4.2.3图书采购员、分编员分别负责保管《图书总括登记表》《图书馆馆藏明细》；阅览室管理员负责保管本室相关记录。

4.3保管

4.3.1图书流通(书库)管理员接收已加工新书并组织分类排架。

4.3.2图书流通(书库)管理员按照“五防”要求，做好藏书的保护工作，并认真填写《“五防”工作记录表》。

4.3.3阅览室管理员参照4.3.1及4.3.2条款负责本室期刊、资料的保管工作。

4.3.4图书流通(书库)管理员每年不定期对图书资料进行剔旧筛选，列出《图书剔除处理清单》，报教学管理部（信息图文中心）主任批准后实施。

4.3.5阅览室管理员参照4.3.4条款负责本室旧刊及资料剔除处理。

4.3.6兼职安全员依据学院安全管理规定，提出配备防火、防盗等安全和环保设施的建议，并作好“五防”的督促检查工作。

4.4流通

4.4.1图书流通(书库)管理员负责图书资料的借还工作，并提供图书检索服务。

4.4.2阅览室管理员负责教职员工过刊借还、学生现刊阅览服务。

4.5宣传和读者辅导

4.5.1每年年初图书采购员编制当年教学管理部（信息图文中心）年度报刊目录。

5相关和支持性文件

《文献资料流通管理业务指导书》SMA/C/0701

《质量记录控制程序》SMA/B/0801

《信息图文中心规章制度》

6质量记录

《年度图书资料采购计划》QR/07-19

《年度报刊杂志预订审核表》QR/07-12

《图书资料请购意向表》QR/07-01

《图书总括登记表》QR/07-02

《非书资料登记帐簿》QR/07-06

《图书馆馆藏明细》QR/07-07

《期刊资料登录帐薄》QR/07-08

《图书剔除处理清单》QR/07-10

《信息整合、二次文献及图文宣传记录》QR/07-17

《“五防”工作记录表》QR/07-18