学生在校管理程序

1目的

确保学生在校管理规范和有效。

2适用范围

适用于对学历教育学生报到注册、日常管理、学籍管理和档案管理等过程。

3职责

3.1学工部负责新生报到总体安排。

3.2教务部/招生办负责新生咨询、接待、新生报道身份验证工作。

3.3学工部实施学生报到注册，负责学生在校期间日常管理。

3.4教务部负责学生学习成绩管理和学籍管理。

3.5后勤保卫部负责宿舍的设施设备购买与配置。

3.6学工部负责学生档案管理、住宿学生管理。

3.7后勤保卫部负责学生户籍管理、宿舍管理、安全管理。

3.8后勤保卫部负责学生体格检查。

3.9其他相关部门按《部门职责范围》配合做好工作。

4工作程序

4.1新生报到、注册和入学教育

4.1.1新生报到、注册准备

新生录取后，教务部/招生办对新生录取名单予以编班（班级标识按学院规定），后勤保卫部落实寝室配备等新生入学准备工作，教务部/招生办将编班后的学生名单传递至学工部、财务部、后勤保卫部和各系（部），学工部负责做好辅导员配备，后勤保卫部做好学生宿舍安全检查。

4.1.2新生报到注册

教务部/招生办凭《录取通知书》办理新生验证报到并采集新生照片；财务部凭学生名册收费；学工部办理助学贷款、住宿学生床位安排；后勤保卫部凭学生《户口迁移证》，办理户籍迁移手续、就餐卡，辅导员负责新生及家长接待安排等。

4.1.3入学教育与军训

学工部制定《新生入学教育计划》，武装部制定《新生军训计划》，对新生实施入学军训，各系（部）和辅导员配合实施入学教育。

4.1.4建立学籍资料

学工部向辅导员发放《学生登记表》和《学生信息卡》，辅导员负责组织学生填写；教务部/招生办将报到情况汇报上级教育行政主管机关。

4.1.5 航海类专业学生入学报备

航海类专业学生进行信息釆集，在当年10月底前向上海海事局完成入学报备。

4.2学籍管理

4.2.1教务部/招生办等相关部门在新生入学三个月内，负责对新生实施入学资格复查。对不符合招生条件的学生，由教务部/招生办报招生主管部门批准，取消其入学资格。

4.2.2新学期开学，学生按规定日期办理注册手续。因故不能注册者，由教务部按《学年制学生学籍处理业务指导书》《学分制学生学籍处理业务指导书》处理。

4.2.3学生在校学习期间因故发生休学（复学）、退学、转学（转专业）、保留学籍等学籍变更情况，教务部/招生办按《学年制学生学籍处理业务指导书》《学分制学生学籍处理业务指导书》执行。

4.2.4学年末，教务部根据学生学习成绩，确定学生升级、留级、重修，并按《学年制学生学籍处理业务指导书》《学分制学生学籍处理业务指导书》处理。

4.2.5辅导员对学生实施考勤管理，每周一次收集各任课教师填写的《学生(员）考勤记录簿》，对学生旷课、病假等缺勤情况进行统计，报学工部按《学生考勤及作息管理业务指导书》处理。

4.3学生保健管理

4.3.1后勤保卫部负责组织对学生进行入学、就业等常规体检，对异常情况及时向学工部反馈，学工部根据学生体检状况提出处理意见，报教务部/招生办按规定作相应的学籍处理。

4.3.2后勤保卫部负责学生卫生宣传教育常规工作，组织有关人员出好卫生宣传栏，宣传保健卫生、防病知识等。

4.3.3学工部组织航海类专业学生参加早操、早自习。辅导员负责考勤记录和统计。

4.3.4马克思主义学院/公共教学部负责掌握学生体质发展状况，按《国家体育锻炼标准施行办法》对学生进行测试，并进行统计分析，向相关部门上报。

4.4半军事管理

4.4.1航海类专业实施半军事管理制度。学工部编制《半军事管理实施条例》，经院（校）长批准后，由学工部组织实施。

4.4.2辅导员根据《一日生活制度》组织与管理学生的每日作息、出操、内务整理等环节。

4.4.3学工部制订日常制度，由辅导员组织实施。

4.4.4军事训练

武装部根据上级部门要求编制《新生军训计划》，经分管领导批准后组织实施。

军事训练分为入学军训、日常军训，必要时聘请部队教官指导。航海类专业学生实行半军事管理。

b军事训练日程及科目由武装部统一安排，辅导员分别组织实施。

c学院每年组织一次新生军训会操，检阅军训效果。

4.5考核与奖惩

4.5.1学工部每月按《班级月度考核办法》对各班实施考核，将考核汇总表保存备案。

4.5.2由辅导员推荐“三好学生”、“优秀学生干部”人选，并征求相关系部意见，经学工部审核公示通过后，报分管领导批准。

4.5.3由辅导员推荐“文明班级”、“文明寝室”， 学工部审核，报分管领导批准。

4.5.4学期奖学金的评定，见《学生奖惩业务指导书》。

4.5.5学生因违纪给予处分，由辅导员填写《学生处分呈报表》，经学工部签署意见后，报分管领导审核、院（校）长批准。学院以文件形式发布。给予开除学籍处分的须经办公会讨论、批准，并报市教委备案，其档案材料退回原招生地区。

4.6宿舍管理

4.6.1学工部配备专职宿舍管理员，负责住宿学生作息、动态，宿舍巡视、安全、卫生检查等日常管理及学生矛盾和应急事件的处理，并将检查、处理情况进行记录报学工部，并由学工部将情况向辅导员反馈。

4.6.2后勤保卫部按《学生宿舍配备标准》组织相关部门提供学生宿舍设备配置。

4.6.3后勤保卫部依据学院《学生宿舍管理规定》落实学生宿舍的治安管理。

4.6.4辅导员依据《内务卫生规定》对宿舍卫生状况实施检查，结果计入学生综合测评，并予以班委会通报。

4.6.5宿舍管理员负责学生宿舍门、窗、水、电等设施的报修；对人为损坏者报学工部根据《赔偿规定》实施赔偿（罚款）或处理。

4.7记录与档案管理

4.7.1辅导员对学生在校活动记录按学年、学期予以整理、编目和保管。

4.7.2教务部/招生办按学期对学生学习和训练考试、考核成绩予以登录、整理、统计和保管。

4.7.3学生毕业后，相关部门把学生材料移交行政事务部归档。

4.7.4毕业学生档案移交按《学生人事档案管理业务指导书》执行。

4.7.5航海类专业学生由教务部在毕业证书签发日期后2个月内完成向上海海事局毕业报备。

5相关和支持性文件

《招生与录取程序》SMA/B/0401

《学生发证与推荐程序》SMA/B/0403

《户籍管理业务指导书》SMA/C/02-03

《学生人事档案管理业务指导书》SMA/C/05-01

《学生体格检查业务指导书》SMA/C/05-02

《学生注册与报到管理业务指导书》SMA/C/05-03

《学年制学生学籍处理业务指导书》SMA/C/05-04

《学分制学生学籍处理业务指导书》SMA/C/05-10

《学生奖惩业务指导书》SMA/C/05-05

《学生考勤及作息管理业务指导书》SMA/C/05-06

《学生宿舍内务管理业务指导书》SMA/C/05-07

《学生军训管理业务指导书》SMA/C/05-08

《半军事管理实施条例》

6质量记录

《新生入学教育计划》QR/05-04

《新生军训计划》QR/05-05

《学生登记表》QR/05-06

《学生信息卡》QR/05-07

《学生(员)考勤记录簿》QR/05-08

《学生考勤汇总表》QR/05-09

《  学年学生评奖呈报表》QR/05-24

《学生处分呈报表》QR/05-25

《三好学生登记表》QR/05-26

《辅导员工作周志》QR/05-27

《   年辅导员(班主任)名册》QR/05-30

《优秀学生干部登记表》QR/05-31

《学生退学（休学）呈报表》QR/05-12

《学生复学审批表》QR/05-13

《学生转学审批表》QR/05-14

《学生解除处分呈报表》QR/05-11

《班级考核表》QR/05-32

《宿舍检查情况记录表》QR/05-37

《内务卫生检查表》QR/05-33

《学生请假单》QR/05-10

《新生复查记录表》QR/05-03

《学生宿舍配备标准》QR/06-34

《学生体格检查表》QR/05-41

《学生身体异常情况表》QR/05-42